Gamebeurs organiseren: checklist en planning
Een gamebeurs organiseren vraagt meer dan consoles en tafels klaarzetten. Je moet standhouders, bezoekersstromen, toernooien en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en zaalindeling en werk daarna toe naar aanmeldingen, standplaatsen en een duidelijk programma. Test alle spelcomputers, gaming-pc's, monitoren, kabels en netwerkverbindingen vooraf. Met deze checklist zie je wat je regelt, wanneer je het regelt en welke kleine zaken op de beursdag vaak te laat worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bekijken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toernooien aanmelden
2 personen
Prijzentafel samenstellen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Toernooischema opstellen
2 personen
Spelregels afdrukken
Bewegwijzering ontwerpen
Promotie op sociale media plaatsen
Inschrijfformulieren voorbereiden
Naamkaartjes voorbereiden
Techniek en consoles testen
3 personen
Spellen en demo's selecteren
3 personen
Catering bestellen
Voorraad en prijzen controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinformatie afdrukken
Prijzen en wisselgeld regelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en tafels beschermen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Consoles en computers plaatsen
4 personen
Schermen aansluiten
3 personen
Netwerk testen
2 personen
Spellen en consoles klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Toernooitafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Demo's begeleiden
4 personen
Toernooien starten
3 personen
Toernooien begeleiden
3 personen
Scores registreren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Technische storingen oplossen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Spellen en accessoires verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloer schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 18
- Krukkenaantal 12
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- Spelcomputersaantal 8
- Gaming-pc'saantal 8
- Monitorenaantal 16
- Televisiesaantal 8
- Gameconsolesaantal 8
- Gamecontrollersaantal 24
- Toetsenbordenaantal 8
- Gamingmuizenaantal 8
- Headsetsaantal 16
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Beamer
- Projectiescherm
- Verdeelstekkersaantal 16
- Verlengkabelsaantal 20
- HDMI-kabelsaantal 16
- Netwerkkabelsaantal 20
- Netwerkswitchesaantal 2
- Wifi-router
- Oplaadstationsaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 30
- Kaartspellenaantal 15
- Tabletopspellenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 60
- Speelmattenaantal 12
- Pionnenbakjesaantal 12
- Toernooicontrollersaantal 8
- Scorebordenaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Speelkaartenhoudersaantal 8
Registratie
- Laptopaantal 2
- Kassalade
- Pinapparaat
- Badgehoudersaantal 100
- Polsbandjesaantal 120
- Klembordenaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Printer
- Printpapieraantal 2
Decoratie
- Gamepostersaantal 20
- Bannersaantal 8
- Vlaggenlijnaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Tangenaantal 4
- Serveerkannenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg standplaatsen minimaal 4 weken vooraf vast en zet per tafel het benodigde materiaal erbij. Controleer ook of elke plek een stroompunt en, voor multiplayeropstellingen, een netwerkaansluiting heeft.
- Plan technische tests uiterlijk 1 dag voor de beurs. Sluit alle consoles, monitoren, televisies, gaming-pc's, HDMI-kabels en netwerkswitches aan; test daarna ook controllers, headsets en internetverbinding.
- Maak het toernooischema pas definitief nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Reserveer per ronde extra tijd voor uitleg, spelers die niet komen opdagen en het opnieuw starten van een wedstrijd.
- Zet bewegwijzering en een plattegrond op meerdere zichtbare punten, vooral bij entree, toernooiruimte, catering en toiletten. Gebruik afzetpalen of duidelijke looproutes als wachtrijen kruisen met standplaatsen.
- Regel geld, prijzen en catering uiterlijk de dag vóór opening. Zorg naast eten en gekoelde dranken voor wisselgeld, geprinte spelregels, veiligheidsinformatie, naamkaartjes en powerbanks voor een lange beursdag.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gamebeurs organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Verstuur uitnodigingen en open inschrijvingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de beurs, zodat je de zaalindeling en catering op aantallen kunt afstemmen.
- Hoeveel ruimte heb ik nodig per gamebeursstand?
- Reken minimaal op 2 tot 3 meter breedte per stand, inclusief tafel, stoel en bezoekersruimte. Voeg extra ruimte toe voor wachtrijen, kabels en een veilige doorgang van minstens 1 meter.
- Wanneer moet ik de techniek van een gamebeurs testen?
- Doe een volledige test 1 dag vooraf en herhaal de stroom- en netwerkcontrole op de ochtend zelf. Test per opstelling beeld, geluid, controllers, voeding en verbinding; houd minstens 10 procent extra kabels en controllers achter de hand.
- Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een gamebeurs?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en voeg 5 tot 10 procent extra toe voor vrijwilligers en onverwachte bezoekers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!