Game-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Game-Messe steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Aussteller brauchen feste Standplätze, Turniere einen belastbaren Zeitplan und Besucher verständliche Informationen. Plane zuerst Datum, Öffnungszeiten und Raumaufteilung, bevor du Einladungen und Anmeldungen verschickst. In den letzten Tagen werden Technik, Spiele, Regeln, Beschilderung, Verpflegung und Wechselgeld geprüft. Die Checkliste deckt die Vorbereitung mit 71 Aufgaben und 82 benötigten Dingen ab – von Tischen und Konsolen bis zu Netzwerkkabeln und Namensschildern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung ansehen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Turniere anmelden
2 Personen
Preistisch zusammenstellen
2 Personen
Besucherplan erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Turnierplan erstellen
2 Personen
Spielregeln ausdrucken
Beschilderung entwerfen
Werbung in sozialen Medien posten
Anmeldeformulare vorbereiten
Namensschilder vorbereiten
Technik und Konsolen testen
3 Personen
Spiele und Demos auswählen
3 Personen
Catering bestellen
Lagerbestand und Preise prüfen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheitsinformationen drucken
Preise und Wechselgeld regeln
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Tische schützen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Konsolen und Computer aufstellen
4 Personen
Bildschirme anschließen
3 Personen
Netzwerk testen
2 Personen
Spiele und Konsolen bereitstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Turniertisch einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Demos betreuen
4 Personen
Turniere starten
3 Personen
Turniere betreuen
3 Personen
Punkte erfassen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und aufgefüllt halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Technische Störungen beheben
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Standbetreiber auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
3 Personen
Spiele und Zubehör zusammenstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Boden reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 18
HockerAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

SpielkonsolenAnz. 8
Gaming-PCsAnz. 8
BetreuerAnz. 16
FernseherAnz. 8
SpielkonsolenAnz. 8
GamecontrollerAnz. 24
TastaturenAnz. 8
Gaming-MäuseAnz. 8
HeadsetsAnz. 16
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
Beamer
Projektionsleinwand
SteckdosenleistenAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 20
HDMI-KabelAnz. 16
NetzwerkkabelAnz. 20
Netzwerk-SwitchesAnz. 2
WLAN-Router
LadestationenAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Spielmaterial

BrettspieleAnz. 30
KartenspieleAnz. 15
Tabletop-SpieleAnz. 8
WürfelAnz. 60
SpielmattenAnz. 12
PylonenbecherAnz. 12
TurnierkontrolleureAnz. 8
AnzeigetafelnAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4
SpielkartenhalterAnz. 8

Registrierung

LaptopAnz. 2
Kassenschale
Kartenterminal
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 120
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
Drucker
DruckpapierAnz. 2

Dekoration

SpielposterAnz. 20
BannerAnz. 8
WimpelketteAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
MesserAnz. 4
ZangenAnz. 4
ServierkannenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standplätze und Besucherwege spätestens 7 Tage vor der Messe fest. Plane zwischen den Tischen ausreichend Durchgang ein und markiere Turnier-, Demo- und Ruhebereiche deutlich.
Teste Konsolen, Gaming-PCs, Fernseher, Beamer und Netzwerk mindestens 24 Stunden vorher. Prüfe jedes HDMI-, Netz- und Verlängerungskabel und halte Ersatzkabel sowie Ladestationen bereit.
Erstelle den Turnierplan mit Startzeiten, Spielregeln und Verantwortlichen spätestens 3 Tage vorher. Drucke die Regeln aus und hänge sie dort auf, wo sich die Teilnehmenden anmelden.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle das Catering so, dass auch Helfer während ihrer Schicht essen können.
Regle Preise, Wechselgeld und Lagerbestand am Vortag. Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib ihnen Sicherheitsinformationen, Standplan und Ansprechpartner schriftlich mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Game-Messe planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location und Ausstelleranfragen. Einladungen, Anmeldungen und Turniere sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Was braucht man für eine Game-Messe?: Plane neben Tischen, Stühlen und Stehtischen auch Konsolen, Gaming-PCs, Fernseher, Controller, Headsets sowie HDMI-, Netzwerk- und Verlängerungskabel ein. Für Präsentationen kommen Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher hinzu.
Wann sollte man die Technik für eine Game-Messe testen?: Teste die komplette Technik spätestens 24 Stunden vor dem Einlass und noch einmal kurz am Veranstaltungstag. Prüfe dabei auch Netzwerk-Switches, WLAN-Router, Steckdosenleisten und alle Ladegeräte.
Wie viele Helfer braucht eine Game-Messe?: Plane mindestens eine betreuende Person pro laufendem Turnier- oder Technikbereich und zusätzlich eine Person für Anmeldung und Besucherfragen ein. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du pro Bereich Ersatz, damit niemand den ganzen Tag durchgehend arbeitet.

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