Checklist para organizar una feria de videojuegos sin fallos
Organizar una feria de videojuegos requiere coordinar expositores, torneos, equipos y circulación de visitantes en un mismo espacio. Esta checklist reúne 71 tareas y 82 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta enfriar las bebidas. Conviene cerrar pronto las inscripciones, probar cada consola y preparar un plano claro de los puestos. También encontrarás los puntos que suelen quedarse para el final, como los cables de repuesto, las reglas impresas y la asignación de voluntarios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
2 personas
Ver la distribución del lugar y del salón
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inscribir torneos
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Elaborar el calendario del torneo
2 personas
Imprimir las reglas del juego
Diseñar la señalización
Publicar promoción en redes sociales
Preparar los formularios de inscripción
Preparar tarjetas de nombre
Probar la técnica y las consolas
3 personas
Seleccionar juegos y demos
3 personas
Pedir el catering
Comprobar existencias y precios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir información de seguridad
Gestionar precios y cambio
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Proteger el suelo y las mesas
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar consolas y ordenadores
4 personas
Conectar las pantallas
3 personas
Probar la red
2 personas
Preparar juegos y consolas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Montar la mesa del torneo
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Dar briefing al personal
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Guiar las demos
4 personas
Iniciar los torneos
3 personas
Acompañar torneos
3 personas
Registrar las puntuaciones
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el bufé limpio y reabastecido
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Resolver incidencias técnicas
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
3 personas
Recoger juegos y accesorios
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el suelo
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 18
- Taburetescant. 12
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Consolas de videojuegoscant. 8
- PC para juegoscant. 8
- Monitorescant. 16
- Televisorescant. 8
- Consolas de videojuegoscant. 8
- Mandos de juegocant. 24
- Tecladoscant. 8
- Ratones gamingcant. 8
- Auriculares con micrófonocant. 16
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Regletascant. 16
- Cables alargadorescant. 20
- Cables HDMIcant. 16
- Cables de redcant. 20
- Switches de redcant. 2
- Router wifi
- Estaciones de cargacant. 4
- Baterías externascant. 4
Material de juego
- Juegos de mesacant. 30
- Juegos de cartascant. 15
- Juegos de mesacant. 8
- Dadoscant. 60
- Colchonetas de juegocant. 12
- Cuencos para conoscant. 12
- Controladores del torneocant. 8
- Marcadorescant. 6
- Cronómetroscant. 4
- Portacartascant. 8
Registro
- Portátilcant. 2
- Cajón de la caja registradora
- Máquina de sellado
- Portabadgescant. 100
- Pulserascant. 120
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Impresora
- Papel de impresióncant. 2
Decoración
- Pósters del juegocant. 20
- Bannerscant. 8
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
- Carteles direccionalescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Regletascant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cubiterascant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Pinzascant. 4
- Jarras para servircant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con varios días de margen: necesitarás cifras reales para pedir el catering y preparar las acreditaciones.
- Prueba consolas, PC, monitores, televisores, mandos y cables antes de abrir. Reserva al menos una sesión completa para comprobar también la red, el sonido y las estaciones de carga.
- Prepara el calendario de torneos antes de publicar la promoción. Indica horarios, juegos, reglas y lugar de inscripción para evitar colas y cambios durante la feria.
- Dibuja el mapa de visitantes después de asignar los espacios de los puestos. Deja pasillos despejados entre mesas, mesas altas y postes separadores, y coloca la señalización donde se vea desde la entrada.
- Asigna voluntarios por turnos y dales información de seguridad, precios y cambio. Deja bebidas enfriándose con antelación y comprueba las existencias antes de que lleguen los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de videojuegos?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el espacio, contactar con expositores y preparar las inscripciones. Durante las 2 últimas semanas conviene cerrar el calendario de torneos, la señalización y las pruebas técnicas.
- ¿Cuándo hay que probar las consolas y la red?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes del evento y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba consolas, PC, monitores, HDMI, regletas, cables de red, switches, router wifi y auriculares.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de videojuegos?
- Calcula como mínimo 1 voluntario por cada zona con actividad y añade 1 persona para coordinar inscripciones y torneos. Para una feria con 4 zonas, planifica al menos 5 voluntarios por turno.
- ¿Cuándo hay que preparar el calendario de torneos?
- Déjalo listo entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas los juegos, las inscripciones y los horarios disponibles. Imprime las reglas y coloca el calendario en la mesa de premios y en los puntos de información.
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