Checklist pour organiser un salon du jeu

Un salon du jeu demande de coordonner les exposants, les tournois, les démonstrations et l’accueil du public au même moment. Commencez par fixer la date, les horaires et l’agencement de la salle, puis avancez vers les inscriptions, la programmation et la communication. Les branchements, les règles imprimées, les badges et la monnaie sont souvent réglés trop tard. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’au refroidissement des boissons et au briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Examiner le lieu et l'agencement de la salle
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les tournois
2 personnes
Composer la table des prix
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Établir le calendrier du tournoi
2 personnes
Imprimer les règles du jeu
Concevoir la signalétique
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Préparer les formulaires d’inscription
Préparer les badges nominatifs
Tester la technique et les consoles
3 personnes
Sélectionner les jeux et les démonstrations
3 personnes
Commander le catering
Vérifier les stocks et les prix
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer les consignes de sécurité
Prévoir les prix et la monnaie
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Protéger le sol et les tables
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les consoles et les ordinateurs
4 personnes
Brancher les écrans
3 personnes
Tester le réseau
2 personnes
Préparer les jeux et les consoles
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre en place la table du tournoi
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Accompagner les démonstrations
4 personnes
Lancer les tournois
3 personnes
Animer les tournois
3 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et réapprovisionné
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler les jeux et les accessoires
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Consoles de jeuqté 8
PC gamingqté 8
Moniteursqté 16
Téléviseursqté 8
Consoles de jeuxqté 8
Manettes de jeuqté 24
Claviersqté 8
Souris gamingqté 8
Casquesqté 16
Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 20
Câbles HDMIqté 16
Câbles réseauqté 20
Switches réseauqté 2
Routeur wifi
Stations de rechargeqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 30
Jeux de cartesqté 15
Jeux de tableqté 8
Désqté 60
Tapis de jeuqté 12
Bacs à cônesqté 12
Contrôleurs du tournoiqté 8
Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 4
Porte-cartesqté 8

Inscription

Ordinateur portableqté 2
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 120
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Imprimante
Papier d’impressionqté 2

Décoration

Affiches du jeuqté 20
Bannièresqté 8
Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Multiprisesqté 8

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pincesqté 4
Carafes de serviceqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’agencement avant d’attribuer les emplacements : prévoyez des zones distinctes pour les exposants, les tournois, les démonstrations et la circulation des visiteurs. Vérifiez aussi le nombre de tables, chaises et prises disponibles.
Lancez les inscriptions assez tôt pour établir le calendrier des tournois sans chevauchement. Gardez une marge pour les participants qui arrivent en retard et imprimez les règles de chaque jeu avant l’ouverture.
Testez chaque console, PC gaming, moniteur et câble HDMI au moins 24 heures avant le salon. Faites également un essai du réseau avec les switches, le routeur wifi et les stations de recharge.
Préparez les badges, formulaires, signalétique et consignes de sécurité avant le jour J. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : les changements de dernière minute concernent souvent les noms, les prix et les horaires.
Répartissez les bénévoles par créneaux et attribuez un responsable à l’accueil, aux tournois et à la technique. Commandez le catering, faites les courses et mettez les boissons au frais suffisamment tôt pour éviter une file d’attente dès la première heure.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du jeu ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les exposants, les inscriptions, la réservation du matériel et la communication prennent généralement plus de temps que prévu.
Combien de temps prévoir pour tester le matériel gaming ?: Prévoyez une session complète de 2 à 3 heures, idéalement la veille. Testez chaque poste, les manettes, les casques, les câbles réseau, le son et les sauvegardes ou comptes nécessaires.
Quand établir le calendrier des tournois ?: Établissez une première version 7 à 10 jours avant le salon, après avoir traité la majorité des inscriptions. Faites une dernière vérification le matin même pour intégrer les absences et les changements de participants.
Combien de bénévoles faut-il pour un salon du jeu ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les tournois et 1 pour la technique par créneau. Ajoutez une personne disponible en renfort dès que plusieurs espaces fonctionnent en parallèle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.