Galerieopening organiseren: checklist en planning

Een galerieopening vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstwerken ophangen en drank inschenken. Je moet kunstenaarsinformatie, uitnodigingen, bezoekersaantallen, werkteksten, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum en programma, werk daarna naar de inrichting en presentatie toe. Deze checklist helpt je om de opening in de juiste volgorde voor te bereiden en voorkomt dat bewegwijzering, verlichting of hapjes pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma bevestigen
Kunstenaarsinformatie verzamelen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Catering reserveren
Dranken en hapjes bestellen
Aantallen bezoekers bijwerken
Kunstwerken controleren
2 personen
Wandindeling uitzetten
2 personen
Naambordjes ontwerpen
Teksten voor werken printen
Bewegwijzering printen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken afleveren
2 personen
Ruimte grondig schoonmaken
3 personen
Wanden en ophangpunten markeren
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Werkteksten bevestigen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Galerie openen voor bezoekers
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Gastenlijst bijhouden
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Galerierondleidingen begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Kunstenaars introduceren
Muziek afspelen
Toiletten controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Galerie afsluiten
2 personen

Nazorg

Buffet en bar afbouwen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen opbergen
Bezoekers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Servettenhoudersaantal 6

Keuken

Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Ladder
Accuboormachine
Waterpas
Meetlint
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtspotsaantal 6

Decoratie

Vaasjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Fotolijstenaantal 4
Kunstophanghakenaantal 60
Nylondraadaantal 2
Schildersstatievenaantal 4

Catering

Naamkaartjesaantal 80
Gastenboek
Pennenaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Menukaartenaantal 8
Prikkertjesaantal 200
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Tips

Plan het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Dan kun je kunstenaarsinformatie, aanvangstijd, eventuele toespraken en de online publicatie in één keer correct verwerken.
Werk de bezoekersaantallen minstens twee keer bij: na de aanmeldingen en opnieuw kort voor de opening. Gebruik die aantallen voor hapjes, dranken, glazen, stoelen en de inrichting van de entree.
Controleer kunstwerken voordat ze worden afgeleverd. Leg per werk de plek, titel, maker en tekst vast; zo kun je de wandindeling uitzetten en werkteksten printen zonder op de opbouwdag nog informatie te verzamelen.
Test techniek en verlichting vóórdat de werken hangen. Controleer microfoon, draagbare speakers, verlengkabels, stekkerdozen, lichtspots en sfeerlampen met de daadwerkelijke opstelling in de ruimte.
Richt entree, garderobe en catering niet pas na het ophangen in. Zet garderoberekken, cocktailtafels, buffettafels en bewegwijzering klaar voordat bezoekers binnenkomen, en controleer of er een vrije looproute langs de kunstwerken blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galerieopening organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en kunstenaarsinformatie. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de belangrijkste praktische gegevens definitief zijn.
Hoeveel hapjes en drankjes heb ik nodig voor een galerieopening?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker en 4 tot 6 kleine hapjes per persoon. Werk de bestelling bij zodra de aanmeldingen binnen zijn en houd rekening met dieetwensen.
Wanneer moet je kunstwerken ophangen voor een galerieopening?: Plan het ophangen minimaal één dag voor de opening als de ruimte dat toelaat. Markeer wanden en ophangpunten eerst en bevestig daarna de werkteksten, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren.
Wanneer moet ik de techniek en verlichting testen?: Test microfoon, speakers en verlichting uiterlijk de dag vóór de opening met de definitieve opstelling. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, zodat je nog tijd hebt om storingen of ontbrekende aansluitingen op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.