Checklist pour l’ouverture de votre galerie
Une ouverture de galerie réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer le programme, informer les visiteurs, puis installer l’espace sans précipitation. Prévoyez un suivi des inscriptions et des besoins alimentaires afin d’ajuster le catering et les boissons. Les derniers jours sont réservés aux œuvres, aux textes, à la signalétique et aux essais techniques. Cette checklist rassemble les 54 tâches et les 52 éléments nécessaires, des premières confirmations jusqu’à l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le programme
Collecter les informations sur les artistes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Réserver le catering
Commander des boissons et des en-cas
Mettre à jour le nombre de visiteurs
Contrôler les œuvres
2 personnes
Délimiter l’agencement des murs
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer les textes des œuvres
Imprimer la signalisation
Faire les courses
2 personnes
Livrer les œuvres d’art
2 personnes
Nettoyer soigneusement l’espace
3 personnes
Marquer les murs et les points d’accrochage
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Afficher les textes des œuvres
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Ouvrir la galerie aux visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir à jour la liste des invités
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les visites guidées de la galerie
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter les artistes
Passer de la musique
Vérifier les toilettes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer la galerie
2 personnes
Suivi
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Renvoyer les œuvres d'art
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les objets trouvés
Remercier les visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables cocktailqté 6
- Tables de buffetqté 3
- Chaisesqté 30
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 8
Vaisselle
- Verres à vinqté 80
- Verres à eauqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Porte-serviettesqté 6
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 8
- Carafesqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Échelle
- Perceuse-visseuse sans fil
- Niveau à bulle
- Mètre ruban
- Serre-câblesqté 50
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 8
- Spots lumineuxqté 6
Décoration
- Petits vasesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Nappesqté 6
- Cadres photoqté 4
- Crochets de suspension pour œuvres d’artqté 60
- Fil de nylonqté 2
- Chevalets de peintreqté 4
Catering
- Badges nominatifsqté 80
- Livre d’or
- Stylosqté 12
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Cartes de menuqté 8
- Cure-dentsqté 200
- Pains de glaceqté 12
- Courses
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Poubellesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Conseils
- Commencez par confirmer la date, le programme et les informations sur les artistes avant de rédiger les invitations. Publiez ensuite le programme en ligne pour éviter plusieurs versions contradictoires.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour le nombre de visiteurs, de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter le catering.
- Planifiez la livraison et le contrôle des œuvres au plus tard la veille. Vérifiez chaque pièce avant de marquer les murs et les points d’accrochage, plutôt que de découvrir un problème pendant l’installation.
- Testez l’éclairage, les enceintes et le microphone 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez aussi les rallonges et les multiprises pour éviter les câbles qui bloquent l’entrée ou le vestiaire.
- Préparez les boissons et les en-cas dans les 60 dernières minutes, puis installez les tables, les chaises et le vestiaire avant l’ouverture des portes. Gardez les textes des œuvres et la signalétique visibles dès le premier visiteur.
Questions fréquentes
- Quand commencer à préparer l’ouverture d’une galerie ?
- Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le programme, collecter les informations des artistes, envoyer les invitations et réserver le catering.
- Quand envoyer les invitations pour une ouverture de galerie ?
- Envoyez-les idéalement 3 semaines avant l’événement, avec une relance 7 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’ouverture afin de connaître le nombre de visiteurs.
- Combien de temps prévoir pour installer les œuvres ?
- Réservez au moins une demi-journée pour délimiter l’agencement, marquer les points d’accrochage, accrocher les œuvres et afficher les textes. Ajoutez 2 heures pour le nettoyage final et les essais techniques.
- Que vérifier le jour de l’ouverture d’une galerie ?
- Deux à 3 heures avant l’arrivée du public, contrôlez l’éclairage, la technique, les œuvres, les textes, la signalétique et l’aménagement de l’entrée. Préparez ensuite les en-cas, les boissons et le vestiaire avant d’ouvrir les portes.
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