Checklist para organizar la inauguración de una galería
Una inauguración de galería combina exposición, recepción de invitados y una breve programación, así que el orden de preparación cuenta. Primero cierra la fecha, el programa y la información de los artistas; después controla invitaciones, inscripciones y necesidades dietéticas. En los días previos se concentran el montaje de las obras, los textos, la iluminación y la técnica. Esta checklist reúne 54 tareas y 52 elementos para que no llegues al día de apertura buscando copas, cables o etiquetas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y el programa
Recopilar información de los artistas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Reservar el catering
Pedir bebidas y aperitivos
Actualizar el número de visitantes
Revisar las obras de arte
2 personas
Marcar la distribución de la pared
2 personas
Diseñar etiquetas con nombres
Imprimir textos para las obras
Imprimir señalización
Hacer la compra
2 personas
Entregar las obras de arte
2 personas
Limpiar a fondo el espacio
3 personas
Marcar paredes y puntos de suspensión
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar obras de arte
3 personas
Colocar los textos de trabajo
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Presentar los aperitivos
2 personas
Preparar la mesa de registro
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
Abrir la galería para visitantes
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Llevar la lista de invitados
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar las visitas a la galería
2 personas
Dar el discurso de apertura
Presentar a los artistas
Poner música
Comprobar los baños
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la galería
2 personas
Seguimiento
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar las obras de arte de forma segura
3 personas
Devolver las obras de arte
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Dar las gracias a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 6
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Porta-servilletascant. 6
Cocina
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Abrebotellascant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Escalera
- Taladro atornillador a batería
- Nivel
- Cinta métrica
- Bridascant. 50
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Focoscant. 6
Decoración
- Jarroncitoscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Mantelescant. 6
- Marcos de fotoscant. 4
- Ganchos para colgar artecant. 60
- Hilo de nailoncant. 2
- Caballetes de pintorcant. 4
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Libro de visitas
- Bolígrafoscant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cartas del menúcant. 8
- Palilloscant. 200
- Acumuladores de fríocant. 12
- Compras
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones: deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y recopilar preferencias dietéticas.
- Actualiza el número de visitantes con el catering 5-7 días antes y vuelve a comprobarlo 48 horas antes; esa cifra afecta a bebidas, aperitivos, platos y cubiertos.
- Revisa las obras antes del montaje y marca la distribución de paredes y puntos de suspensión con antelación. Colgar las piezas el mismo día deja demasiado poco margen para corregir alturas o textos.
- Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de abrir: micrófono, altavoces, focos, luces decorativas, cables alargadores y regletas deben estar conectados y probados.
- Prepara la entrada y el guardarropa antes de colocar las mesas del catering. Reserva espacio para percheros y circulación, y coloca etiquetas, señalización y textos de las obras antes de que lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar la inauguración de una galería?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y programa, reunir la información de los artistas, enviar invitaciones y gestionar inscripciones sin hacerlo todo en los últimos días.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?
- Haz una primera previsión 7 días antes y una confirmación final 48 horas antes. Incluye las preferencias dietéticas y calcula por separado las bebidas, los aperitivos y el servicio de café.
- ¿Cuándo se deben colgar las obras de una exposición?
- Coloca las obras entre 1 y 2 días antes de la inauguración, después de marcar paredes y puntos de suspensión. Así queda tiempo para ajustar la distribución, fijar los textos y revisar la iluminación.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una inauguración de galería?
- Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua, café y té para toda la duración. Ajusta la cantidad según el número confirmado de visitantes y el programa.
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