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Checkliste für eine gelungene Galerieeröffnung

Eine Galerieeröffnung braucht mehr als aufgehängte Kunstwerke und Getränke. Entscheidend ist, dass Einladungen, Anmeldungen, Beschriftungen, Raumaufteilung und Technik rechtzeitig zusammenpassen. Plane die Ausstellung mindestens mehrere Wochen vorher und lege für den Aufbau einen festen Ablauf fest. Besonders häufig werden Künstlertexte, Namensschilder, Garderobe und ausreichend Gläser erst kurz vor Beginn bedacht. Mit dieser Checkliste behältst du die 54 Aufgaben und 52 benötigten Gegenstände des Plans im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm bestätigen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm online veröffentlichen

  • Catering reservieren

  • Getränke und Snacks bestellen

  • Besucherzahlen aktualisieren

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Wandaufteilung abstecken

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Texte für Arbeiten drucken

  • Beschilderung drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kunstwerke liefern

    2 Personen

  • Raum gründlich reinigen

    3 Personen

  • Wände und Aufhängepunkte markieren

    2 Personen

  • Technik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    3 Personen

  • Werbetexte bestätigen

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks präsentieren

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

Event

  • Galerie für Besucher öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Gästeliste führen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Galerieführungen begleiten

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Künstler vorstellen

  • Musik abspielen

  • Toiletten kontrollieren

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Galerie schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet und Bar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Kunstwerke sicher verpacken

    3 Personen

  • Kunstwerke zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundstücke aufbewahren

  • Besucher bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3
  • StühleAnz. 30
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • ServiettenhalterAnz. 6

Küche

  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 8
  • KannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Leiter
  • Akkuschrauber
  • Wasserwaage
  • Maßband
  • KabelbinderAnz. 50

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichtspotsAnz. 6

Dekoration

  • VasenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 6
  • BilderrahmenAnz. 4
  • KunstaufhängerAnz. 60
  • NylondrahtAnz. 2
  • MalstaffeleienAnz. 4

Catering

  • NamensschilderAnz. 80
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 3
  • SpeisekartenAnz. 8
  • SpießchenAnz. 200
  • KühlelementeAnz. 12
  • Einkäufe

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 3

Tipps

  • Bestätige Datum und Programm spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Eröffnung. Dann bleiben mindestens 2 Wochen für Einladungen, Rückmeldungen und die Veröffentlichung des Programms.
  • Sammle Künstlerinformationen und Texte für die Arbeiten, bevor du Beschriftungen drucken lässt. Plane dafür mindestens 7 Tage Korrekturzeit ein, damit Namen und Werktitel nicht am Eröffnungstag geändert werden müssen.
  • Aktualisiere die Besucherzahl regelmäßig und bestelle Catering, Getränke und Snacks nach der letzten Anmeldephase. Rechne pro Gast mit 2 bis 3 Getränken in der ersten Stunde und stelle zusätzlich Wasser bereit.
  • Markiere Wandaufteilung und Aufhängepunkte vor dem Aufbau. Prüfe Lichtspots, Stimmungsleuchten, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
  • Richte Eingang und Garderobe zuerst ein und stelle danach Tische, Stühle und Hocker auf. Halte Gläser, Teller, Servierzangen, Flaschenöffner und Kühlboxen griffbereit, statt sie erst während des Empfangs zu suchen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Galerieeröffnung organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlerinformationen und Einladungen. Die letzten 7 Tage nutzt du für Besucherzahlen, Catering, Drucksachen und die Abstimmung des Aufbaus.
Wie viele Getränke braucht man für eine Galerieeröffnung?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser ein. Bei längeren Veranstaltungen solltest du die Menge für jede weitere Stunde und besondere Ernährungswünsche ergänzen.
Wann sollten die Kunstwerke aufgehängt werden?
Schließe die Wandaufteilung und Markierung der Aufhängepunkte mindestens einen Tag vor der Eröffnung ab. Der eigentliche Aufbau sollte mehrere Stunden vor dem Einlass beendet sein, damit Beleuchtung und Beschilderung noch geprüft werden können.
Was wird bei einer Galerieeröffnung häufig vergessen?
Oft fehlen fertige Künstlertexte, Namensschilder, Beschilderung, Garderobenständer oder genügend Gläser. Kontrolliere diese Punkte spätestens 48 Stunden vorher und lege Technik, Verlängerungskabel und Flaschenöffner am Vortag bereit.

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