Boodschappenlijst voor een galerieopening

Voor een galerieopening heb je meer nodig dan hapjes en drankjes. Bezoekers moeten hun jas kwijt kunnen, kunstwerken goed kunnen bekijken en zonder zoeken de entree, garderobe en toiletten vinden. Regel servies, cateringmateriaal, verlichting en presentatiemiddelen op basis van het verwachte bezoekersaantal. Controleer bovendien vooraf of je genoeg tafels, stoelen, kabels en koeling hebt voor de ruimte en het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Servettenhoudersaantal 6

Keuken

Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Ladder
Accuboormachine
Waterpas
Meetlint
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtspotsaantal 6

Decoratie

Vaasjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Fotolijstenaantal 4
Kunstophanghakenaantal 60
Nylondraadaantal 2
Schildersstatievenaantal 4

Catering

Naamkaartjesaantal 80
Gastenboek
Pennenaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Menukaartenaantal 8
Prikkertjesaantal 200
Koelelementenaantal 12
Boodschappen
- Droge witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije witte wijn - 4 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Pilsener - 48 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Ginger ale - 4 flessen
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Citroenen - 12 stuks
- Limoenen - 12 stuks
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 2 dozen
- Suiker - 1 kilogram
- Honing - 2 potten
- Volle melk - 6 liter
- Havermelk - 4 liter
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Olijven - 6 potten
- Zongedroogde tomaten - 4 potten
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Brie - 2 kilogram
- Geitenkaas - 1 kilogram
- Harde kaas - 2 kilogram
- Stokbroden - 12 stuks
- Toastjes - 12 pakken
- Crackers - 8 pakken
- Baguettes - 6 stuks
- Wraps - 6 pakken
- Gegrilde groenten - 2 kilogram
- Falafel - 2 kilogram
- Pesto - 4 potten
- Tapenade - 4 potten
- Mosterd - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Rozemarijn - 2 bosjes
- Basilicum - 4 bosjes
- Mini gebakjes - 120 stuks
- Pure chocolade - 1 kilogram
- Koekjes - 8 pakken
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibaar afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks
- Afvalzakken - 50 stuks
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en bestel daarnaast water. Tel wijnglazen, waterglazen en kannen apart, zodat je niet zonder schoon glaswerk komt te zitten.
Plan voor hapjes ongeveer 4 tot 6 kleine porties per persoon bij een ontvangst van 1,5 tot 2 uur. Leg serveerschalen, tangen, borden, vorken en servetten klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Voorzie bij een garderobe minimaal één garderoberek voor ongeveer 25 jassen en houd ruimte voor extra rekken als er meer dan 50 bezoekers worden verwacht. Zet de garderobe direct bij de entree en zorg dat de looproute vrij blijft.
Test verlichting, speakers en microfoon uiterlijk één dag voor de opening. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar controleer vooraf of kabels geen doorgangen kruisen en de kunstwerken niet hinderen.
Maak per werk een geprinte tekst en zorg voor duidelijke bewegwijzering naar entree, garderobe en programmaonderdelen. Neem reserveprints, tape of ander bevestigingsmateriaal mee voor wijzigingen op de openingsdag.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een galerieopening?: Neem per verwachte bezoeker minstens één wijnglas en één waterglas als je tijdens de opening beide serveert. Bij een druk programma of beperkte afwascapaciteit is 1,5 glas per type per bezoeker praktischer; voor 50 gasten zijn dat bijvoorbeeld 75 wijnglazen en 75 waterglazen.
Hoeveel hapjes moet ik bestellen voor een galerieopening?: Voor een ontvangst van 1,5 tot 2 uur kun je rekenen op 4 tot 6 kleine hapjes per persoon. Bij 50 bezoekers kom je daarmee uit op 200 tot 300 porties, exclusief eventuele maaltijdvervangers.
Wanneer moet ik de catering en dranken voor een galerieopening regelen?: Reserveer catering en dranken uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Werk de bestelling 3 tot 5 dagen voor de opening bij op basis van de aanmeldingen en verzamelde dieetwensen.
Wat heb ik nodig voor de presentatie van kunstwerken?: Zorg voor lichtspots of sfeerlampen, geprinte werkteksten, naambordjes en duidelijke bewegwijzering. Controleer de wandindeling en ophangpunten minimaal één dag vooraf, zodat je nog tijd hebt om verlichting of teksten aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.