Galerieavond organiseren: checklist en planning
Een galerieavond draait niet alleen om kunst ophangen. Je moet ook de expositielijst, kunstenaars, bezoekersregistratie, catering en zaalindeling op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de plattegrond, bevestig daarna de werken en aantallen, en plan de opbouw pas als alle materialen beschikbaar zijn. Op de dag zelf voorkomen duidelijke werklabels, een ingerichte ontvangstbalie en goed gerichte verlichting de meeste last-minute problemen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Expositielijst controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
Programma voor bezoekers maken
Plattegrond van de zaal maken
Kunstenaars en werken bevestigen
Werklabels en prijslijst printen
Bezoekerslijst en badges printen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken ophalen
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
Hanggereedschap klaarleggen
Playlist samenstellen
Apparatuur opladen
Dranken koelen
2 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Sculpturen en werken plaatsen
2 personen
Werklabels bevestigen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
Bar en buffet inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
Muziek en microfoon testen
Team bij de ontvangst instrueren
2 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Bezoekers naar expositie begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetopties apart serveren
Koffie en thee bijvullen
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Gastboek beschikbaar houden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Kunstwerken terugbrengen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Buffet en bar afbreken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Bartafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Sokkelplintenaantal 8
- Easelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 70
- Waterglazenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Koffielepelsaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkaraffenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Servertangenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- IJsemmersaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- LED-lichtsnoerenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Vazenaantal 6
- Presentatiepanelenaantal 4
- Inschrijfbord
- Gastboek
- Naamstickersaantal 70
- Pennenaantal 12
- Kleefgumaantal 4
- Schilderijhakenaantal 40
- Nylon ophangdraadaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmeraantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk een week voor de avond de expositielijst, kunstenaars en werken definitief. Print werklabels en de prijslijst pas nadat namen, titels en prijzen nog één keer zijn gecontroleerd.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één bezoekerslijst. Print badges en de definitieve lijst uiterlijk op de dag vóór de galerieavond, zodat de ontvangstbalie niet tijdens binnenkomst hoeft te improviseren.
- Plan de zaalindeling vóór je meubels verplaatst. Houd rekening met de looproute langs kunstwerken, cocktailtafels, stoelen, bar en buffet; zo voorkom je dat kabels of stoelen voor werken komen te staan.
- Controleer kunstwerken direct bij ophalen en meld beschadigingen vóór het ophangen. Leg hanggereedschap, verlengsnoeren, stekkerdozen en LED-spots samen klaar, zodat de opbouw niet stilvalt door ontbrekende apparatuur.
- Koel dranken enkele uren vooraf en zet wijnglazen, waterglazen, waterkaraffen, serveerbladen en flessenopeners bij de bar. Richt ontvangstbalie, bar en buffet vóór de deuren opengaan volledig in, inclusief afvalbakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een galerieavond organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de expositielijst, kunstenaars, uitnodigingen en locatieplanning. Reserveer de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, cateringhoeveelheden en het printen van labels en badges.
- Wanneer hang je kunstwerken op voor een galerieavond?
- Hang werken en plaats sculpturen op de dag zelf of uiterlijk de avond ervoor, nadat de zaal is schoongemaakt en de plattegrond vaststaat. Plan daarna minimaal 2 uur voor werklabels, verlichting, controle en eventuele correcties.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een galerieavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water mee en stem de bestelling af op het definitieve aantal aanmeldingen en de duur van het programma.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een galerieavond versturen?
- Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en vraag om aanmelding met dieetwensen. Stuur 3 tot 5 dagen voor de avond een herinnering, zodat je catering en bezoekerslijst nog kunt bijwerken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!