Galerieabend organisieren: die praktische Checkliste
Ein Galerieabend braucht mehr als aufgehängte Bilder. Du musst Kunstwerke und Künstler bestätigen, Einladungen und Anmeldungen koordinieren und den Empfang so vorbereiten, dass Gäste sofort Orientierung haben. Plane außerdem Zeit für Beschriftungen, Beleuchtung, Getränke und die Kontrolle der Werke ein. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau vor Ort und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ausstellungsliste kontrollieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen festlegen
Programm für Besucher erstellen
Saalplan erstellen
Künstler und Werke bestätigen
Arbeitsaufkleber und Preisliste drucken
Besucherliste und Badges drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Kunstwerke abholen
2 Personen
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
2 Personen
Aufhängematerial bereitlegen
Playlist zusammenstellen
Geräte aufladen
Getränke kühlen
2 Personen
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
Skulpturen und Werke aufstellen
2 Personen
Arbeitslabels anbringen
2 Personen
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
Bar und Buffet einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
Musik und Mikrofon testen
Team am Empfang instruieren
2 Personen
Event
Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Gäste willkommen heißen
2 Personen
Besucher zur Ausstellung begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Diätoptionen getrennt servieren
Kaffee und Tee nachfüllen
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
Gästebuch bereithalten
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
Kunstwerke zurückbringen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Buffet und Bar abbauen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Bardtisch
- KleiderständerAnz. 2
- SockelleistenAnz. 8
- StaffeleienAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 70
- WassergläserAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- GebäckgabelnAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 40
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkaraffenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- EiskübelAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- VasenAnz. 6
- PräsentationspaneeleAnz. 4
- Anmeldetafel
- Gästebuch
- NamensaufkleberAnz. 70
- StifteAnz. 12
- KlebestiftAnz. 4
- BilderhakenAnz. 40
- Nylon-AufhängedrahtAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Künstler und Werke spätestens eine Woche vor dem Galerieabend. So kannst du die Ausstellungsliste, den Saalplan, Arbeitsaufkleber und die Preisliste ohne kurzfristige Änderungen drucken.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche mindestens 3 Tage vorher. Lege die Cateringmengen erst danach fest, damit Buffet und Getränke für die tatsächliche Gästezahl reichen.
- Plane für den Aufbau einen vollständigen Zeitblock von mindestens 3 Stunden ein. Kunstwerke, Skulpturen, Beleuchtung, Präsentationspaneele und Arbeitslabels brauchen mehr Zeit als das reine Aufstellen von Tischen und Stühlen.
- Lade Lautsprecher und Mikrofon am Veranstaltungstag vollständig auf und teste sie vor dem Einlass. Prüfe außerdem beide Verlängerungskabel und richte die LED-Spots bei eingeschalteter Raumbeleuchtung aus.
- Richte Empfangstheke, Besucherliste, Badges, Anmeldetafel und Garderobe vor dem ersten Gast ein. Getränke solltest du spätestens 2 Stunden vorher kühlen; Gläser, Karaffen, Tabletts und Flaschenöffner gehören direkt an Bar und Buffet.
Häufige Fragen
- Was muss ich für einen Galerieabend zuerst organisieren?
- Beginne mit Ausstellungsliste, Künstlern, Werken und Veranstaltungsort. Verschicke die Einladungen anschließend etwa 3 bis 4 Wochen vorher, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Galerieabends?
- Plane mindestens 3 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Werken eher 4 bis 5 Stunden. Hänge die Kunstwerke zuerst auf, stelle danach Skulpturen und Möbel auf und richte zum Schluss Beleuchtung, Empfang und Buffet ein.
- Wann soll ich Einladungen für einen Galerieabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit Besucherliste, Badges, Catering und Sitz- oder Stehbereiche geplant werden können.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Galerieabend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
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