Organiser une soirée en galerie sans rien oublier

Une soirée en galerie demande de coordonner les œuvres, les visiteurs et l’accueil en même temps. Cette checklist de 49 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement final. Prévoyez notamment le contrôle des œuvres à leur arrivée, l’impression des badges et des prix, puis l’installation de l’éclairage, du bar et du buffet. Vous trouverez aussi le matériel à réserver assez tôt pour éviter les achats ou locations de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier la liste d’exposition
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Créer le programme des visiteurs
Établir le plan de la salle
Confirmer les artistes et les œuvres
Imprimer les étiquettes de travail et la liste des prix
Imprimer la liste des visiteurs et les badges
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les œuvres d’art
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
2 personnes
Préparer les outils de suspension
Composer la playlist
Recharger les appareils
Refroidir les boissons
2 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Installer les sculptures et les œuvres
2 personnes
Fixer les étiquettes de travail
2 personnes
Orienter l'éclairage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
Installer le bar et le buffet
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
Tester la musique et le micro
Briefer l’équipe à l’accueil
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers l’exposition
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir séparément les options de régime
Réapprovisionner le café et le thé
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
Garder le livre d’or à disposition
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Rapporter les œuvres d'art
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter le buffet et le bar
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 30
Table de bar
Portants à vêtementsqté 2
Plinthes de socleqté 8
Chevaletsqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à eauqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 40
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Carafes d'eauqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Glacièresqté 2
Seaux à glaceqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Vasesqté 6
Panneaux de présentationqté 4
Panneau d’inscription
Livre d'or
Étiquettes nominativesqté 70
Stylosqté 12
Pâte adhésiveqté 4
Crochets pour tableauxqté 40
Fil de suspension en nylonqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan de salle avant d’accrocher les œuvres : prévoyez les zones de circulation, l’accueil, le bar, le buffet et un espace libre autour des sculptures.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 5 à 7 jours avant la soirée. Cela permet d’ajuster les quantités de catering et d’éviter un buffet inadapté.
Contrôlez chaque œuvre dès sa récupération, puis vérifiez une seconde fois les étiquettes, la liste des prix et l’emplacement prévu avant l’ouverture des portes.
Rechargez les appareils et testez le micro, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Un test de 30 minutes sur place suffit à repérer un câble trop court ou une prise inaccessible.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez le service entre le bar et le buffet. Comptez séparément les verres à vin, verres à eau, assiettes et couverts pour éviter de tout envoyer au lavage pendant les visites.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée en galerie ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les invitations, les inscriptions, la confirmation des artistes et des œuvres peuvent être lancées dès le début, tandis que l’installation et le contrôle final se font le jour même.
Quand envoyer les invitations pour une soirée en galerie ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de connaître le nombre de visiteurs et les besoins alimentaires.
Quand accrocher les œuvres dans une galerie ?: Accrochez les œuvres après le nettoyage en profondeur et l’établissement du plan de salle, généralement le jour précédant la soirée ou le matin même. Gardez ensuite 1 à 2 heures pour fixer les étiquettes, orienter les projecteurs et contrôler le parcours.
Que faut-il prévoir pour le buffet d’une soirée en galerie ?: Prévoyez les tables, nappes, plateaux, pinces de service, assiettes à dessert, fourchettes, verres et carafes d’eau. Finalisez les quantités 5 à 7 jours avant, puis installez le buffet au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.