Checklist para organizar una noche de galería

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de exposición y confirma cada obra con los artistas antes de imprimir etiquetas o preparar el plano. Deja margen para cambios de última hora y revisa las piezas al recibirlas.
• Envía las invitaciones con varias semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción. Usa esa lista para calcular el catering y recoger preferencias dietéticas, en lugar de comprar cantidades a ciegas.
• Prepara el programa de visitantes, las credenciales y la lista de asistentes como mínimo 2 días antes. Imprime copias adicionales para la recepción y coloca un cartel visible para las inscripciones.
• Haz la limpieza profunda antes de colgar las obras y montar el bar o el buffet. El polvo, los cables y las cajas son más difíciles de retirar cuando las piezas y las mesas ya están colocadas.
• Reserva el último bloque del montaje para orientar los focos, enfriar las bebidas y probar el altavoz y el micrófono. Comprueba también los alargadores y las regletas antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de galería?

Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar artistas, obras e invitados. Deja cerrados el catering, el programa y los materiales impresos al menos 2 días antes del evento.

¿Cuándo hay que colgar las obras de una noche de galería?

Cuelga las obras después de limpiar a fondo el espacio y de hacer el plano del salón, normalmente el día anterior o durante el primer bloque del montaje. Así puedes revisar la altura, las etiquetas y la iluminación sin trabajar con prisas.

¿Cuántas bebidas calcular para una noche de galería?

Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y añade agua para todos los asistentes. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y reserva hielo suficiente para mantenerlas frías durante la recepción.

¿Cuándo preparar el catering y el buffet?

Determina las cantidades cuando cierre la lista de asistentes y las preferencias dietéticas, idealmente 3 días antes. Monta el buffet cerca de la apertura, después de colocar las obras y de dejar despejadas las zonas de circulación.

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