Wat heb je nodig voor een galerieavond?

Een galerieavond vraagt om meer dan drank en hapjes. Je hebt servies nodig dat past bij de ontvangst, praktische spullen voor de bar en buffetopstelling, en verlichting waarmee kunstwerken goed zichtbaar blijven. Denk ook aan presentatiepanelen, easels, sokkelplinten en een inschrijfbord voor een verzorgde route door de ruimte. Met deze boodschappenlijst zie je vooraf wat je moet kopen, lenen of meenemen, zodat je niet op de avond zelf nog op zoek moet naar glazen, verlengsnoeren of een flessenopener.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Bartafel
Kledingrekkenaantal 2
Sokkelplintenaantal 8
Easelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 70
Waterglazenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Koffielepelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkaraffenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Servertangenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Koelboxenaantal 2
IJsemmersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
LED-lichtsnoerenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vazenaantal 6
Presentatiepanelenaantal 4
Inschrijfbord
Gastboek
Naamstickersaantal 70
Pennenaantal 12
Kleefgumaantal 4
Schilderijhakenaantal 40
Nylon ophangdraadaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Rode wijn - 6 flessen
- Witte wijn - 6 flessen
- Rosé - 3 flessen
- Prosecco - 4 flessen
- Pilsener - 48 flesjes
- Alcoholvrij bier - 12 flesjes
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Appelsap - 4 pakken
- Tonic - 4 flessen
- Koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Melk - 4 liter
- Havermelk - 2 liter
- Suiker - 1 kilogram
- Baguettes - 10 stuks
- Crackers - 6 pakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Hummus - 3 bakken
- Vegan tapenade - 2 potten
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Vegan kaas - 500 gram
- Olijven - 4 potten
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Komkommers - 6 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Brownies - 5 schalen
- Miniquiches - 100 stuks
- Groenteloempia's - 100 stuks
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Verse bloemen - 6 boeketten
- Papieren servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Handzeep - 3 flessen

Tips

Reken per gast op minimaal één wijnglas en één waterglas; voor een avond met meerdere rondes is een reserve van 10 tot 15 procent praktisch. Zo hoef je tijdens het programma niet voortdurend af te wassen.
Plan de dranken uiterlijk enkele uren voor ontvangst in koelboxen of ijsemmers. Zet voor de bar minstens één flessenopener en voldoende waterkaraffen klaar; die worden vaak pas gemist zodra de eerste gasten binnenkomen.
Controleer vóór het ophangen of je genoeg hanggereedschap, verlengsnoeren en stekkerdozen hebt. LED-spots staan anders snel op een plek waar geen aansluiting is, waardoor je de belichting van werken moet aanpassen.
Leg presentatie- en ontvangstmaterialen de dag ervoor apart: inschrijfbord, werklabels, prijslijst, bezoekersbadges en serveerbladen. Vooral labels en badges worden geregeld te laat geprint of zonder bevestigingsmateriaal meegenomen.
Stem je servies af op het buffet: dessertborden en gebaksvorkjes voor kleine hapjes, koffiekopjes en koffielepels voor het laatste deel van de avond. Zet servertangen klaar in plaats van gasten met hun handen te laten pakken.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een galerieavond?: Begin met drank, catering en servies: wijnglazen, waterglazen, dessertborden en gebaksvorkjes. Voeg praktische barspullen, waterkaraffen, serveerbladen, verlichting en presentatiemateriaal toe. Controleer dit uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een galerieavond?: Reken op minimaal 1 wijnglas en 1 waterglas per gast, plus 10 tot 15 procent reserve. Bij 40 bezoekers zijn dat dus minstens 44 tot 46 wijnglazen en evenveel waterglazen.
Welke verlichting heb ik nodig voor een galerieavond?: Gebruik LED-spots om afzonderlijke kunstwerken te richten en LED-lichtsnoeren alleen voor sfeer of looproutes. Test de verlichting minstens 2 uur vóór de ontvangst en controleer of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Wanneer moet ik de spullen voor een galerieavond regelen?: Regel huur- of leenmeubilair, presentatiepanelen, easels en apparatuur minimaal 1 week vooraf. Koop dranken en houdbare catering 2 tot 3 dagen vooraf en koel de dranken enkele uren voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.