Was du für einen Galerieabend brauchst
Für einen Galerieabend brauchst du mehr als Getränke und ein paar Gläser. Plane Empfang, Ausschank, kleine Speisen, Beschriftungen und die Präsentation der Kunstwerke gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Diese Einkaufsliste umfasst Mobiliar, Geschirr, Küchenausstattung, Technik und Beleuchtung. Die Mengen richtest du an der erwarteten Besucherzahl und der Veranstaltungsdauer aus.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Bardtisch
- KleiderständerAnz. 2
- SockelleistenAnz. 8
- StaffeleienAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 70
- WassergläserAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- GebäckgabelnAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 40
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkaraffenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- EiskübelAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- VasenAnz. 6
- PräsentationspaneeleAnz. 4
- Anmeldetafel
- Gästebuch
- NamensaufkleberAnz. 70
- StifteAnz. 12
- KlebestiftAnz. 4
- BilderhakenAnz. 40
- Nylon-AufhängedrahtAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Rotwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rosé - 3 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Pilsener - 48 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 12 Flaschen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Tonic - 4 Flaschen
- Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zucker - 1 Kilogramm
- Baguettes - 10 Stück
- Cracker - 6 Pakete
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Hummus - 3 Behälter
- Vegane Tapenade - 2 Gläser
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Vegankäse - 500 gram
- Oliven - 4 Gläser
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Gurken - 6 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Brownies - 5 Bleche
- Miniquiches - 100 Stück
- Gemüsefrühlingsrollen - 100 Stück
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Frische Blumen - 6 Sträuße
- Papierservietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 3 Flaschen
Tipps
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kaufe mindestens 10 Prozent Reserve ein, besonders bei Wasser, Wein und alkoholfreien Getränken.
- Plane pro angemeldetem Gast mindestens ein Weinglas und ein Wasserglas ein; bei mehreren Ausschankrunden sind 20 Prozent zusätzliche Gläser sinnvoll. So musst du während des Abends nicht ständig spülen.
- Für den Empfang brauchst du einen klaren Anlaufpunkt: Empfangstheke, Anmeldetafel, Besucherliste und Badges sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn bereitliegen. Lege auch Flaschenöffner und Serviertabletts dort ab, wo sie tatsächlich genutzt werden.
- Kühle Getränke mindestens vier Stunden vorher und halte zusätzliche Kühlboxen oder einen Eiskübel bereit. Eis schmilzt schneller als erwartet, besonders wenn Flaschen regelmäßig nachgelegt werden.
- Prüfe Technik und Beleuchtung am selben Tag mindestens zwei Stunden vor dem Einlass. Lade Lautsprecher und Mikrofon vollständig auf und teste Verlängerungskabel, LED-Spots sowie die Ausrichtung der Beleuchtung an den Kunstwerken.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für einen Galerieabend?
- Plane mindestens ein Wein- und ein Wasserglas pro Gast ein, plus etwa 20 Prozent Reserve. Bei 50 Besuchern sind das jeweils 60 Gläser.
- Wie viele Getränke soll ich für einen Galerieabend kaufen?
- Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro weiterer Stunde. Für 50 Gäste und drei Stunden entspricht das etwa 200 bis 250 Getränken, einschließlich Wasser und alkoholfreier Optionen.
- Wann muss ich die Getränke für den Galerieabend kühlen?
- Stelle die Getränke mindestens vier Stunden vor dem Einlass kalt. Eis und Eiskübel kommen erst kurz vor Beginn dazu, damit sie nicht unnötig schmelzen.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Galerie?
- Plane mindestens drei Stunden für Mobiliar, Empfang, Buffet, Beschriftungen, Kunstwerke und Beleuchtung ein. Der Technik- und Lichttest sollte spätestens zwei Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sein.
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