Que faut-il acheter pour une soirée en galerie ?

Une soirée en galerie demande plus qu’un buffet et quelques bouteilles. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, la présentation des œuvres, le service des boissons et un éclairage adapté sans encombrer les circulations. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à réserver pour installer la salle, servir les invités et garder le lieu propre pendant la soirée. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, en ajoutant environ 10 % de marge pour la vaisselle et les consommables.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 30
Table de bar
Portants à vêtementsqté 2
Plinthes de socleqté 8
Chevaletsqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à eauqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 40
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Carafes d'eauqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Glacièresqté 2
Seaux à glaceqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Vasesqté 6
Panneaux de présentationqté 4
Panneau d’inscription
Livre d'or
Étiquettes nominativesqté 70
Stylosqté 12
Pâte adhésiveqté 4
Crochets pour tableauxqté 40
Fil de suspension en nylonqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 3 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de pomme - 4 briques
- Tonic - 4 bouteilles
- Café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 kilogramme
- Baguettes - 10 pièces
- Crackers - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Houmous - 3 boîtes
- Tapenade vegan - 2 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage vegan - 500 grammes
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Concombres - 6 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Brownies - 5 plateaux
- Mini-quiches - 100 pièces
- Nems aux légumes - 100 pièces
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Fleurs fraîches - 6 bouquets
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévois deux à trois verres par invité si le lavage n’est pas possible pendant la soirée, plus 10 % de marge. Les verres à vin et les verres à eau doivent être séparés dès l’installation du bar.
Compte une carafe d’eau pour 8 à 10 personnes et garde-en au moins une de réserve au buffet. Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des visiteurs, car les glacières et seaux à glace ne suffisent pas à refroidir une grande quantité rapidement.
Pour l’accueil, prépare un badge par visiteur inscrit, avec 5 à 10 badges vierges supplémentaires. Le panneau d’inscription et la liste imprimée doivent être placés sur une table dégagée, près de l’entrée mais sans bloquer le passage.
Vérifie les rallonges et multiprises avant d’accrocher les œuvres et d’orienter les projecteurs LED. Prévois au moins une rallonge de secours et fixe les câbles au sol pour éviter les chutes.
Achète ou réserve les éléments de présentation avant le jour du vernissage : chevalets, plinthes de socle, panneaux et portants doivent être disponibles avant l’arrivée des œuvres. Garde 30 à 45 minutes pour ajuster leur position après l’installation des tables et des chaises.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée en galerie ?: Prévois deux à trois verres par personne si aucun lavage n’est possible, puis ajoute 10 % de marge. Pour 40 invités, cela représente environ 88 à 132 verres au total, répartis entre verres à vin et verres à eau.
Quelle quantité de boissons acheter pour un vernissage ?: Pour la première heure, compte deux à trois boissons par personne, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité libre : une carafe pour 8 à 10 invités est un bon repère.
Quand installer l’éclairage et les œuvres dans une galerie ?: Installe les œuvres et les projecteurs LED au moins 3 à 4 heures avant l’ouverture. Cela laisse le temps de contrôler les fixations, d’orienter la lumière et de déplacer les tables sans travailler sous pression.
Combien de badges et de supports d’accueil faut-il préparer ?: Prépare un badge par personne inscrite, avec 5 à 10 exemplaires vierges en réserve. Une table d’accueil, un panneau d’inscription et une liste imprimée suffisent généralement pour une soirée de 30 à 50 visiteurs.

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