Galadiner organiseren: checklist van uitnodiging tot laatste controle

Een galadiner vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst gasten en locatie, daarna catering en tafelschikking, en pas op het laatst de aankleding. Verzamel dieetwensen vóór je het menu definitief maakt en bevestig leveringen enkele dagen vooraf. Op de dag zelf controleer je niet alleen de tafels, maar ook servies, glazen, allergenen en de route voor ontvangst. Deze checklist helpt je het diner stap voor stap klaar te zetten zonder details op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menukaarten opmaken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
2 personen
Bloemstukken bestellen
Muziek afspeellijst maken
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies controleren
2 personen
Tafelschikking printen
Allergenen markeren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafellinnen leggen
3 personen
Borden en bestek plaatsen
4 personen
Glazen plaatsen
3 personen
Menukaarten neerleggen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Drankstation inrichten
3 personen
Koffiestation inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffet controleren
2 personen
Personeel briefen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Gasten registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Gasten naar tafels begeleiden
3 personen
Diner uitserveren
6 personen
Wijn inschenken
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Borden afruimen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Toespraak aankondigen
Microfoon bedienen
Dessert serveren
5 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Lege glazen verzamelen
3 personen
Restanten koelen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Dranktafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 75
Dinerbesteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Koffiekannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 80
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsenaantal 32
Kaarshoudersaantal 16
Menukaartenaantal 75
Tafelnummersaantal 8
Naambadgesaantal 75
Badgehoudersaantal 75
Lintenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de gastenlijst uiterlijk twee weken vooraf en verwerk dieetwensen meteen in de tafelschikking en menukaarten. Zo weet de catering vóór de definitieve bestelling hoeveel aangepaste maaltijden nodig zijn.
Plan de ruimte op papier voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd bij ronde tafels rekening met de looproute naar de catering, dranktafels en garderoberekken; controleer dit opnieuw zodra alle meubels binnen zijn.
Controleer het servies per couvert, niet alleen per soort. Tel dinerborden, dessertborden, besteksets, waterglazen en wijnglazen en leg voor extra gasten minstens 10 procent reserve klaar.
Koel dranken enkele uren vóór ontvangst van de gasten en zet waterkannen al op de tafels. Champagneglazen en wijnglazen worden vaak pas laat uit de verpakking gehaald, terwijl ze dan nog gecontroleerd en gepoetst moeten worden.
Maak op de dag zelf één laatste controle langs registratie, garderobe, tafelnummers, menukaarten en allergenenmarkering. Plan daarvoor minimaal 60 minuten vóór aanvang, zodat een ontbrekende levering nog kan worden opgevangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een galadiner organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met gastenlijst, locatie en catering. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de definitieve aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het diner.
Wanneer moet ik de tafelschikking voor een galadiner maken?: Maak een eerste versie zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, maar leg de indeling pas 10 tot 14 dagen vooraf vast. Dan zijn aanmeldingen, dieetwensen en eventuele afmeldingen verwerkt.
Hoeveel extra servies heb ik nodig voor een galadiner?: Reken per type servies en glaswerk op ongeveer 10 procent reserve boven het aantal bevestigde gasten. Voor 60 gasten betekent dat bijvoorbeeld 66 dinerborden, dessertborden en relevante glazen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, tafelkleden, servies, aankleding en techniek. Plan daarnaast 60 minuten voor de eindcontrole en het ontvangen van leveringen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.