Checklist pour organiser un dîner de gala

Un dîner de gala demande une coordination précise entre les invités, le traiteur, la salle et le service à table. Commence par fixer la liste des convives et leurs besoins alimentaires, puis avance vers le plan de table, les menus et les badges nominatifs. La dernière semaine sert surtout à confirmer les inscriptions, les livraisons et le matériel. Le jour même, prévois une réception organisée des livraisons avant l’installation des tables, des chaises et de la décoration.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Mettre en page les menus
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
2 personnes
Commander des compositions florales
Créer la playlist musicale
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Imprimer le plan de table
Signaler les allergènes
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Mettre en place les assiettes et les couverts
4 personnes
Installer les verres
3 personnes
Disposer les menus
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer le point boisson
3 personnes
Aménager le stand café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier le buffet
2 personnes
Briefer le personnel
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Accompagner les invités à leurs tables
3 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Servir le vin
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Débarrasser les assiettes
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer le discours
Gérer le micro
Servir le dessert
5 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Rassembler les verres vides
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables pour boissonsqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 75
Cuillères à caféqté 75
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10
Pichets à caféqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Serviettesqté 80
Compositions floralesqté 8
Bougiesqté 32
Bougeoirsqté 16
Cartes de menuqté 75
Numéros de tableqté 8
Badges nominatifsqté 75
Porte-badgesqté 75
Rubansqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 6 semaines avant le dîner et fixe une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies, régimes particuliers et confirmations.
Établis le plan de table après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant le gala. Garde quelques places modulables jusqu’à la dernière confirmation pour éviter de refaire toute la disposition.
Confirme le traiteur, les compositions florales et chaque livraison 3 à 5 jours avant l’événement. Demande une heure d’arrivée précise : une livraison tardive peut retarder l’installation et le service.
Vérifie la vaisselle en comptant chaque catégorie séparément : assiettes, couverts, verres à eau, verres à vin et verres à champagne. Prévois au minimum 10 % de pièces supplémentaires pour les casse ou les remplacements pendant le dîner.
Le jour du gala, ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Commence par vérifier l’espace et réceptionner les livraisons, puis installe les tables, les chaises, le plan de table, les menus et les éléments d’éclairage.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un dîner de gala ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le dîner. Demande une réponse définitive 2 à 3 semaines avant afin de finaliser le traiteur, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de dîner de gala ?: Prévois au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour une installation complète. Ce délai couvre la réception des livraisons, la disposition des tables et chaises, la vaisselle, les menus, les badges et la décoration.
Combien de verres prévoir par invité pour un dîner de gala ?: Prévois un verre à eau, un verre à vin et un verre à champagne par personne, plus environ 10 % de réserve. Ajoute des pièces supplémentaires si le service change fréquemment de verre pendant le repas.
Quand finaliser le plan de table d’un dîner de gala ?: Finalise-le 7 à 10 jours avant le dîner, après la clôture des inscriptions. Vérifie encore les changements de dernière minute 48 heures avant l’événement et imprime une version définitive.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.