Galaconcert organiseren: checklist en planning

Een galaconcert vraagt om twee planningen tegelijk: de artistieke voorbereiding en de ontvangst van je gasten. Leg eerst datum, locatie, programma en artiesten vast; daarna volgen techniek, repetities, catering en communicatie. In de laatste week draait alles om bevestigen, drukken, sorteren en controleren. Deze checklist helpt je de 89 taken in de juiste volgorde af te werken, van podium en geluidsinstallatie tot naamkaartjes, dranken en het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Concertprogramma samenstellen
3 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Repetities plannen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidsinstallatie reserveren
Verlichting reserveren
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Artiestenlijst controleren
Draaiboek afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Programma's sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Geluidsapparatuur ontvangen
3 personen
Verlichting ontvangen
2 personen
Podium opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Podiumverlichting opbouwen
3 personen
Stoelen en tafels plaatsen
5 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Buffet opstellen
4 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
5 personen
Artiesten laten inzingen
3 personen
Lichtstanden testen
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing cateringteam geven
4 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Diner serveren
5 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Derde concertdeel begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Slotoptreden begeleiden
3 personen
Dankwoord uitspreken
Afscheidsgift uitdelen
2 personen
Gasten uitgeleiden
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Artiesten uitchecken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Foto's en bestanden verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen
Facturen controleren
2 personen
Borg en materialen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Podiumrok
Receptietafelsaantal 3
Ronde dinertafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 220
Waterglazenaantal 220
Champagneglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 180
Dinerbordenaantal 220
Dessertbordenaantal 220
Soepkommenaantal 180
Dinerbesteksetsaantal 220
Opscheplepelsaantal 24
Koffielepeltjesaantal 220
Serveerplateausaantal 30
Karaffenaantal 30

Apparatuur

Mengpaneel
Podiumluidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Stroomhaspelsaantal 4
Laptop voor muziek
Muziekstandaardlampjesaantal 12
Kledingstomersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Podiumprofielenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 24
Batterijlantaarnsaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 18
Menukaartenaantal 180
Welkomstbord
Programmafoldersaantal 220
Naamkaartjesaantal 180
Tafelnummersaantal 18
Afscheidsgeschenkenaantal 180

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Afwasborstelsaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Bordjes garderobenummeringaantal 220

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische inventarisatie vóór je geluidsinstallatie en verlichting reserveert. Verzamel per artiest de wensen voor microfoons, muzieklessenaars, DI-boxen, kabels en podiummonitoren, zodat je niet op de concertdag nog aansluitingen moet oplossen.
Maak na de aanmelddeadline één definitieve gastenlijst. Gebruik die voor dieetwensen, naamkaartjes, tafelschikking, parkeerinformatie en het aantal programma’s; wijzigingen na het drukken veroorzaken vaak extra werk bij ontvangst.
Bevestig alle leveringen uiterlijk enkele dagen vóór het galaconcert. Controleer daarbij niet alleen catering en dranken, maar ook podiumdelen, podiumtrappen, stoelen, tafels, garderoberekken en apparatuur.
Zet in het draaiboek aparte tijden voor opbouw, soundcheck, repetitie, ontvangst, concert, diner en afbouw. Geef artiesten, cateraar, fotograaf en techniek ieder hun eigen contactpersoon en aankomsttijd.
Loop de locatie op de dag zelf na met een korte fysieke controle: staan de podiumrok en trappen goed, zijn glazen en servies uitgezet, werken de draadloze microfoons en zijn de dranken gekoeld? Plan dit vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een galaconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden van tevoren met datum, locatie, programma en artiesten. Reserveer techniek, catering en fotograaf zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een galaconcert versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken vóór het concert, zodat je dieetwensen, tafelschikking, naamkaartjes en catering definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een galaconcert?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor podium, stoelen, tafels, garderobe, techniek en catering. Voeg een aparte soundcheck en repetitie toe; die mogen niet afhankelijk zijn van de laatste opbouwwerkzaamheden.
Wat moet ik de week voor een galaconcert controleren?: Controleer 5 tot 7 dagen vooraf alle leveringen, artiestenlijst, catering, dieetwensen, parkeerinformatie, drukwerk en technische wensen. Druk het draaiboek af en tel programma’s, naamkaartjes, glazen, servies en bestek uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.