Gala-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gala-Konzert verbindet Bühnenprogramm, Empfang, Dinner und einen technisch anspruchsvollen Ablauf. Plane zuerst Datum, Ort, Künstler und Programm, bevor du Einladungen und Catering festlegst. Danach folgen Proben, Ton, Licht, Bestuhlung, Service und die Informationen für Gäste. Diese Checkliste führt dich von den ersten Buchungen bis zu gekühlten Getränken, sortierten Programmen und dem ausgedruckten Drehbuch am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Konzertprogramm zusammenstellen
3 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Proben planen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Tonanlage reservieren
Beleuchtung reservieren
Catering reservieren
2 Personen
Fotograf buchen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Programm drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Künstlerliste prüfen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Programme sortieren
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Tonausrüstung empfangen
3 Personen
Beleuchtung erhalten
2 Personen
Bühne aufbauen
5 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Bühnenbeleuchtung aufbauen
3 Personen
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
5 Personen
Künstler einsingen lassen
3 Personen
Lichtmodi testen
3 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Briefing für das Catering-Team geben
4 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Dritten Konzertteil begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
Dankeswort sprechen
Abschiedsgeschenk verteilen
2 Personen
Gäste verabschieden
4 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
3 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Künstler auschecken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Fotos und Dateien sammeln
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Rechnungen prüfen
2 Personen
Kaution und Materialien abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
Bühnenrock
EmpfangstischeAnz. 3
Runde EsstischeAnz. 18
StühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 4

Geschirr

WeingläserAnz. 220
WassergläserAnz. 220
ChampagnergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 220
DesserttellerAnz. 220
SuppenschalenAnz. 180
Abendbesteck-SetsAnz. 220
ServierlöffelAnz. 24
KaffeelöffelAnz. 220
ServierplattenAnz. 30
KaraffenAnz. 30

Ausstattung

Mischpult
BühnenlautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
NotenpulteAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
Laptop für Musik
NotenständerleuchtenAnz. 12
KleiderdampferAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
BühnenprofileAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 24
BatterielaternenAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 18
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 18
SpeisekartenAnz. 180
Willkommensschild
ProgrammhefteAnz. 220
NamensschilderAnz. 180
TischnummernAnz. 18
AbschiedsgeschenkeAnz. 180

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
Schilder zur GarderobennummerierungAnz. 220

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Künstler mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert fest. Erst danach lassen sich Proben, technische Anforderungen und die Reihenfolge des Abends zuverlässig planen.
Sammle die Technik früh von allen Mitwirkenden: Mischpult, Bühnenlautsprecher, Monitore, Funkmikrofone, DI-Boxen, Notenpulte und Instrumentenkabel müssen zur Besetzung passen. Plane außerdem Verlängerungskabel und einen Funktionstest spätestens am Vortag ein.
Verschicke Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und bearbeite Rückmeldungen fortlaufend. Ernährungswünsche, Parkinformationen, Tischordnung und Namensschilder sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert feststehen.
Prüfe bei der Raumplanung nicht nur die Sitzplätze: Bühnenelemente, Bühnentreppen, Bühnenrock, Empfangstische, Buffetische, Garderobenständer und Umkleidetische brauchen eigene Stellflächen und müssen vor dem Aufbau zugänglich sein.
Bestätige Lieferungen 2 bis 3 Tage vorher und erledige den Einkauf nicht erst am Veranstaltungstag. Kühle Getränke rechtzeitig, sortiere Programme, drucke das Drehbuch aus und kontrolliere Künstlerliste sowie Einkaufsliste vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gala-Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Künstlerbuchungen. Für größere Besetzungen oder aufwendige Technik sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann verschickt man Einladungen für ein Gala-Konzert?: Versende die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 3 Wochen, damit Catering, Tischordnung und Namensschilder rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wann muss die Technik für ein Gala-Konzert feststehen?: Sammle die technischen Anforderungen spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert und reserviere Tonanlage sowie Beleuchtung danach. Ein vollständiger Funktionstest mit Mikrofonen, Monitoren und Kabeln sollte spätestens am Vortag stattfinden.
Was muss am Tag vor dem Gala-Konzert erledigt werden?: Bestätige Lieferungen, prüfe Künstlerliste und Einkaufsliste, drucke das Drehbuch und sortiere die Programme. Stelle außerdem Bestuhlung, Empfangs- und Buffetbereiche bereit und kühle die Getränke so früh, dass sie zum Einlass servierbereit sind.

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