Organiser un concert de gala sans rien oublier

Un concert de gala demande de coordonner la scène, les artistes, les invités et le repas dans le même planning. Cette checklist regroupe les 89 tâches du projet, des premières réservations jusqu’au refroidissement des boissons. Tu y trouveras aussi le matériel à prévoir pour la sonorisation, l’éclairage, les loges, le dîner et l’accueil. Avance dans l’ordre : le lieu et les prestataires d’abord, les listes et l’impression ensuite, puis les vérifications finales le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme du concert
3 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver la sono
Réserver l’éclairage
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le photographe
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Faire imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Vérifier la liste des artistes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer les livraisons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les programmes
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Réceptionner le matériel de sonorisation
3 personnes
Réceptionner l’éclairage
2 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l’éclairage de la scène
3 personnes
Installer les chaises et les tables
5 personnes
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Effectuer la balance technique
5 personnes
Faire répéter les artistes
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Accompagner la troisième partie du concert
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Distribuer le cadeau d’adieu
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
4 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rassembler les photos et les fichiers
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Vérifier les factures
2 personnes
Gérer la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Jupe de scène
Tables de réceptionqté 3
Tables rondes de dînerqté 18
Chaisesqté 180
Tables de buffetqté 6
Portantsqté 4
Tables de logeqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 220
Verres à eauqté 220
Verres à champagneqté 200
Tasses à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 220
Assiettes à dessertqté 220
Bol à soupeqté 180
Sets de couverts pour le dînerqté 220
Louchesqté 24
Petites cuillères à caféqté 220
Plateaux de serviceqté 30
Carafesqté 30

Équipement

Table de mixage
Enceintes de scèneqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Pupitres de musiqueqté 12
Câbles d'instrumentsqté 16
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enrouleurs électriquesqté 4
Ordinateur portable pour la musique
Lampes de pupitreqté 12
Défroisseurs vapeurqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Profils de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 24
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 18
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 18
Cartes de menuqté 180
Panneau d’accueil
Brochures du programmeqté 220
Badges nominatifsqté 180
Numéros de tableqté 18
Cadeaux d’adieuqté 180

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Brosses à vaisselleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Panneaux de numérotation du vestiaireqté 220

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 4 à 6 mois avant le concert : le programme, les artistes, la sono, l’éclairage et le traiteur dépendent de ces deux décisions.
Demande les besoins techniques de chaque artiste dès la confirmation. Regroupe ensuite les besoins en microphones, retours, boîtiers DI, pupitres, câbles et rallonges avant de réserver la technique.
Prévois une répétition générale avec un déroulé minuté. Garde au moins 30 minutes de marge pour les changements de plateau, les réglages de micros et l’installation des artistes.
Clôture les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant le gala. C’est le bon moment pour finaliser le plan de table, les badges nominatifs, le parking et les quantités du traiteur.
La veille, confirme chaque livraison et vérifie la liste des artistes, des courses et du matériel. Refroidis les boissons suffisamment tôt et prépare séparément les programmes, les badges et le déroulé imprimé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de gala ?: Prévois idéalement 4 à 6 mois pour un gala avec plusieurs artistes, un dîner et des prestataires techniques. Un format plus simple peut se préparer en 8 à 12 semaines, mais les disponibilités du lieu et des artistes sont alors plus limitées.
Quand réserver la sono et l’éclairage pour un concert de gala ?: Réserve la sonorisation et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 mois avant l’événement. Envoie les fiches techniques des artistes au prestataire au moins 4 semaines avant le concert.
Quand envoyer les invitations pour un concert de gala ?: Envoie les invitations 6 à 8 semaines avant le concert. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de terminer le plan de table, les badges et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de gala ?: La veille, contrôle les livraisons, la liste des artistes, le déroulé, les courses et le matériel technique. Prépare aussi les programmes et les badges, puis vérifie que les boissons peuvent être refroidies à temps pour l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.