Checklist para organizar un concierto de gala sin olvidos

Un concierto de gala combina escenario, artistas, invitados y servicio de mesa, así que los pequeños retrasos se acumulan rápido. Esta checklist reúne 89 tareas y 72 elementos para seguir el trabajo desde la reserva del lugar hasta el enfriado de las bebidas. Conviene cerrar primero la fecha, el programa y las necesidades técnicas; después, gestionar invitaciones, catering y montaje. En los últimos días, las confirmaciones y las listas impresas evitan decisiones improvisadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa del concierto
3 personas
Contratar artistas
2 personas
Planificar los ensayos
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar el equipo de sonido
Reservar la iluminación
Reservar el catering
2 personas
Reservar fotógrafo
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el programa
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Comprobar la lista de artistas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Confirmar entregas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los programas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Recibir el equipo de sonido
3 personas
Recibir la iluminación
2 personas
Montar el escenario
5 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la iluminación del escenario
3 personas
Colocar sillas y mesas
5 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bufé
4 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Colocar los programas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
5 personas
Hacer que los artistas calienten la voz
3 personas
Probar los modos de iluminación
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de catering
4 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Servir la cena
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Acompañar el tercer tramo del concierto
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir el postre
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la actuación final
3 personas
Dar las gracias
Entregar el regalo de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
4 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Recoger objetos perdidos
Recopilar fotos y archivos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Revisar las facturas
2 personas
Gestionar la fianza y los materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Falda de escenario
Mesas de recepcióncant. 3
Mesas redondas de comedorcant. 18
Sillascant. 180
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 4

Vajilla

Copas de vinocant. 220
Vasos para aguacant. 220
Copas de champáncant. 200
Tazas de cafécant. 180
Platos de cenacant. 220
Platos de postrecant. 220
Tazones para sopacant. 180
Juegos de cubiertos para cenacant. 220
Cucharonescant. 24
Cucharillas de cafécant. 220
Bandejas para servircant. 30
Jarrascant. 30

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Atriles de músicacant. 12
Cables de instrumentoscant. 16
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 4
Portátil para música
Luces para atril de músicacant. 12
Vaporizadores de ropacant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Perfiles de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 24
Linternas a pilascant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 18
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 18
Cartas del menúcant. 180
Cartel de bienvenida
Folletos del programacant. 220
Tarjetas de nombrecant. 180
Números de mesacant. 18
Regalos de despedidacant. 180

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Cepillos para fregarcant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Placas con numeración del guardarropacant. 220

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de contratar el equipo técnico: el número de artistas, cambios de formación y duración de cada intervención determinan los micrófonos, monitores, atriles y conexiones necesarios.
Planifica los ensayos con un horario escrito y deja un margen de al menos 30 minutos entre bloques. Ese tiempo permite recolocar atriles, comprobar cables y resolver cambios de última hora.
Envía las invitaciones con una fecha límite de respuesta y recopila las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering. Sin ese recuento, las cantidades de platos, cubiertos y bebidas suelen quedar mal calculadas.
No esperes al día del concierto para revisar el acceso. Envía la información de aparcamiento junto con la confirmación y comprueba con antelación dónde descargar el equipo y dónde colocar recepción, guardarropa y vestuario.
El día anterior, imprime el programa, las tarjetas de nombre y el plan de trabajo, y confirma cada entrega. Clasificar los programas y enfriar las bebidas por zonas ahorra tiempo durante la llegada de los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un concierto de gala?: Empieza al menos 12 semanas antes. En las primeras semanas debes fijar la fecha y el lugar, elaborar el programa, contratar a los artistas y reservar sonido, iluminación y catering.
¿Cuándo se envían las invitaciones para un concierto de gala?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta al menos 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para cerrar las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución de las mesas.
¿Qué equipo técnico necesita un concierto de gala?: Como base, revisa la mesa de mezclas, los altavoces y monitores de escenario, micrófonos, soportes, cajas DI, atriles, cables de instrumentos y alargadores. La lista definitiva debe salir de las necesidades técnicas de cada artista y quedar confirmada como mínimo 2 semanas antes.
¿Qué hay que preparar el día anterior al concierto?: Confirma las entregas, haz la compra, revisa las listas y deja impresos el programa, las tarjetas de nombre y el plan de trabajo. También puedes clasificar los programas y enfriar las bebidas con varias horas de antelación.

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