Franchisebeurs organiseren: checklist en planning

Een franchisebeurs organiseren vraagt meer dan standhouders uitnodigen en tafels neerzetten. Je moet tegelijk de beursplattegrond, inschrijvingen, standnummers, bezoekersbadges, catering en techniek bewaken. Begin met datum en locatie, leg daarna de deelnemersvoorwaarden vast en werk toe naar een duidelijke bezoekersroute. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen, vooral presentaties, parkeerinformatie, dieetwensen en de controle van voorraad en boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Standindeling bepalen
2 personen
Franchisegevers benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media starten
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Catering reserveren
Dranklevering reserveren
Techniek reserveren
Parkeerinformatie publiceren
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Standnummers toewijzen
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
Standhoudersinformatie drukken
Routeborden ontwerpen
Laatste bezoekersmail versturen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Podiumachterwand plaatsen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Badges per stand klaarleggen
2 personen
Promotiemateriaal uitstallen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons beheren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Foto's van het event maken
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Standmateriaal afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Voedsel gekoeld opslaan
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven drank opslaan
Foto's en bestanden archiveren
Bedankmail versturen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 24
Registratiebalie
Loungefauteuilsaantal 8
Loungetafelsaantal 4
Podium
Kledingrekkenaantal 4
Afsluitbare kastenaantal 6
Standwandenaantal 48
Klaptafelsaantal 8
Krukkenaantal 16

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Laptopsaantal 2
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadpuntenaantal 4
Barcode scannersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Handtrucksaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Logofoamboardsaantal 24
Bannersaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Programmabordenaantal 4
Flip-oversaantal 6
Stiftenaantal 24

Catering

Naamkaartjesaantal 250
Lanyardsaantal 250
Programmaboekjesaantal 250
Notitieblokkenaantal 250
Balpennenaantal 250
Draagtasjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Servettenaantal 500
Roerstaafjesaantal 300
Papieren rietjesaantal 250
Wegwerpbekersaantal 300
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2
Papieren handdoekenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 6

Tips

Leg de standindeling uiterlijk enkele weken voor de beurs vast. Reserveer per stand niet alleen een standtafel en standwanden, maar controleer ook stroompunten, schermen en de ruimte voor bezoekersstoelen of barkrukken.
Verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden en geef het definitieve aantal door aan de cateraar. Plan daarnaast de dranklevering apart; koffie, thee, water en gekoelde dranken vragen vaak verschillende voorzieningen.
Bevestig standhouders niet alleen per e-mail, maar stuur daarna een document met standnummer, opbouwinformatie, parkeerinformatie en contactgegevens. Druk de standhoudersinformatie pas nadat de plattegrond en nummers definitief zijn.
Vraag presentaties en technische wensen vóór de laatste bezoekersmail op. Test laptops, beeldschermen, projector, microfoons en koffiezetapparaten vooraf, zodat je op de beursdag niet nog naar adapters of verlengsnoeren hoeft te zoeken.
Maak 24 uur voor de opening een fysieke voorraadcontrole. Tel badges, drukwerk, servies, thermoskannen, waterglazen en bewegwijzering afzonderlijk en vergelijk alles met de boodschappenlijst en de bevestigde aantallen deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een franchisebeurs organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en het benaderen van franchisegevers. Plan de laatste bevestigingen, presentaties en technische controles in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een franchisebeurs?: Bevestig standhouders zodra inschrijvingen en voorwaarden gecontroleerd zijn, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de beurs. Dan kun je standnummers, plattegrond en drukwerk nog tijdig afronden.
Wanneer moet ik catering en drank voor een franchisebeurs reserveren?: Reserveer catering en dranklevering ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef dieetwensen en het verwachte aantal bezoekers uiterlijk 7 dagen voor de beurs door, tenzij de leverancier eerder een deadline hanteert.
Wanneer verstuur ik de laatste bezoekersmail voor een franchisebeurs?: Verstuur de laatste bezoekersmail 3 tot 5 dagen voor de beurs. Vermeld daarin het programma, de route, parkeerinformatie, aanvangstijd en eventuele informatie over badges of registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.