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Franchise-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Franchise-Messe braucht früh eine klare Struktur: Termin und Ort, Messeplan, Standaufteilung und Teilnahmebedingungen hängen voneinander ab. Danach folgen Anmeldungen, Ausstellerkommunikation, Programm, Catering und Technik. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Besucher schnell zur Registrierung, zu den richtigen Ständen und zu den Vorträgen finden. Diese Checkliste umfasst 76 Aufgaben und 74 benötigte Gegenstände – von Standwänden und Stehtischen bis zu Projektor, Kaffeemaschinen und Besucherausweisen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Franchisegeber kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen verschicken

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Werbung starten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Getränkelieferung reservieren

  • Technik reservieren

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Standnummern zuweisen

  • Besucherausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen drucken

  • Wegweiser entwerfen

  • Letzte Besucher-E-Mail versenden

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Bühnenrückwand aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Ausweise pro Stand bereitlegen

    2 Personen

  • Werbematerial ausstellen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeeausgabe auffüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Eventfotos machen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Türen schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterial abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Werbematerial sammeln

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Lebensmittel gekühlt lagern

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke aufbewahren

  • Fotos und Dateien archivieren

  • Dankesmail versenden

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 24
  • Besucher-StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 24
  • Registrierungstheke
  • Lounge-SesselAnz. 8
  • LoungetischeAnz. 4
  • Bühne
  • KleiderständerAnz. 4
  • Abschließbare SchränkeAnz. 6
  • StandwändeAnz. 48
  • KlappischeAnz. 8
  • HockerAnz. 16

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • TeegläserAnz. 150
  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 24
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 8
  • LaptopsAnz. 2
  • BildschirmeAnz. 4
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 4
  • Barcode-ScannerAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2

Dekoration

  • FirmenflaggenAnz. 12
  • Logo-SchaumstofftafelnAnz. 24
  • BannerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • PflanzenAnz. 16
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 24
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • FlipchartsAnz. 6
  • StifteAnz. 24

Catering

  • NamensschilderAnz. 250
  • LanyardsAnz. 250
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • NotizblöckeAnz. 250
  • KugelschreiberAnz. 250
  • TragetaschenAnz. 250
  • ArmbänderAnz. 250
  • ServiettenAnz. 500
  • RührstäbchenAnz. 300
  • PapierstrohhalmeAnz. 250
  • EinwegbecherAnz. 300
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • StaubsaugerAnz. 2
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • PapierhandtücherAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StehlampenAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Tipps

  • Lege die Standaufteilung fest, bevor du Standnummern und Ausstellerinformationen druckst. So vermeidest du doppelte Nummern und musst Wegweiser nicht kurzfristig neu gestalten.
  • Verschicke Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular früh genug, damit Ernährungswünsche, Standbedarf und Kontaktdaten vor der Catering- und Technikbuchung vorliegen.
  • Plane die Besucherkommunikation in drei Schritten: Einladung, Parkinformationen und eine letzte E-Mail kurz vor der Messe. Die letzte Nachricht sollte Anreise, Registrierung und Programm an einer Stelle bündeln.
  • Bestätige Referenten und sammle Präsentationen vor dem Veranstaltungstag. Prüfe die Dateien anschließend auf dem vorgesehenen Laptop, Bildschirm oder Projektor statt erst beim Aufbau.
  • Kontrolliere Bestand und Einkaufsliste nicht erst am Vorabend. Zähle unter anderem Besucherstühle, Barhocker, Gläser, Teller, Bestecksets, Thermoskannen und abschließbare Schränke getrennt nach Stand, Bühne und Catering.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Franchise-Messe organisieren?
Beginne mindestens 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Messeplan und der Kontaktaufnahme zu Franchisegebern. Für Referenten, Catering, Getränkelieferung und Technik solltest du feste Zusagen spätestens 4 Wochen vorher haben.
Wann sollten die Einladungen für eine Franchise-Messe verschickt werden?
Versende die erste Einladung etwa 8 bis 10 Wochen vor der Messe. Eine letzte Besucher-E-Mail mit Parkinformationen, Programm und Registrierung sollte 3 bis 5 Tage vor dem Termin rausgehen.
Was braucht jeder Messestand bei einer Franchise-Messe?
Plane mindestens eine Standfläche mit Standwänden, Standnummer und passendem Mobiliar wie Stehtischen, Klappischen oder Hockern. Bestätige zusätzlich Strom, Bildschirm oder Laptop pro Stand spätestens 2 Wochen vor dem Aufbau.
Wie viel Catering und Getränke braucht man für eine Franchise-Messe?
Kalkuliere für das erste Veranstaltungsstunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze Kaffee und Tee nach der erwarteten Besucherzahl. Melde Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe an den Cateringanbieter.

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