Organiza tu feria de franquicias sin dejar cabos sueltos

Una feria de franquicias necesita coordinación entre expositores, visitantes, ponentes y proveedores. Este plan reúne 76 tareas y 74 elementos para avanzar en el orden correcto, desde reservar la fecha y diseñar el plano hasta preparar acreditaciones y señalización. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las presentaciones de los ponentes, el material de los stands y la información de estacionamiento. Úsalo como guía de trabajo y marca cada punto antes del día de apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Definir la distribución de los stands
2 personas
Contactar con franquiciadores
2 personas
Enviar las condiciones de participación
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Iniciar la promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Reservar el catering
Reservar la entrega de bebidas
Reservar técnica
Publicar información de estacionamiento
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Asignar números de stand
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
Imprimir la información para los expositores
Diseñar carteles de ruta
Enviar el último correo a los visitantes
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar el fondo del escenario
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las acreditaciones por stand
2 personas
Exhibir material promocional
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar las presentaciones
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Gestionar micrófonos
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Hacer fotos del evento
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Desmontar el material del stand
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Recoger material promocional
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Almacenar las bebidas sobrantes
Archivar fotos y archivos
Enviar correo de agradecimiento
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Sillas para visitantescant. 120
Taburetes de barcant. 24
Mostrador de registro
Butacas loungecant. 8
Mesas de loungecant. 4
Escenario
Percheroscant. 4
Armarios con cierrecant. 6
Paredes para standscant. 48
Mesas plegablescant. 8
Taburetescant. 16

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 8
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Portátilescant. 2
Pantallascant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Puntos de cargacant. 4
Escáneres de códigos de barrascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Carretillas de manocant. 2
Maletines de herramientascant. 2

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Pizarras de espuma con logocant. 24
Bannerscant. 12
Mantelescant. 24
Plantascant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 24
Carteles del programacant. 4
Pizarras de hojascant. 6
Rotuladorescant. 24

Catering

Tarjetas de nombrecant. 250
Lanyardscant. 250
Programascant. 250
Bloc de notascant. 250
Bolígrafoscant. 250
Bolsas de manocant. 250
Pulserascant. 250
Servilletascant. 500
Varillas para mezclarcant. 300
Pajitas de papelcant. 250
Vasos desechablescant. 300
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Carros de limpiezacant. 2
Toallas de papelcant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el plano antes de abrir las inscripciones: los franquiciadores necesitan conocer la distribución de los stands y las condiciones de participación para confirmar su espacio.
Envía las condiciones de participación junto con el formulario de inscripción y empieza a gestionar las respuestas desde el primer día. Así puedes asignar números de stand y detectar pronto necesidades de mobiliario, almacenamiento o técnica.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no la semana del evento. Comunícalas al catering cuando reserves el servicio y calcula también la entrega de bebidas para que café, té y agua estén disponibles desde la apertura.
Confirma a los ponentes y solicita sus presentaciones con antelación suficiente para probar portátiles, pantallas y proyector. Guarda una copia de cada archivo en el equipo de la feria y otra en un dispositivo de respaldo.
En los últimos días, envía un correo con horarios, estacionamiento y recorrido, imprime la información para expositores y revisa inventario y lista de compra. Haz esta comprobación al menos 24 horas antes para poder resolver faltantes sin prisas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo empezar a organizar una feria de franquicias?: Empieza al menos 8 semanas antes si habrá varios expositores, stands, ponentes y proveedores. Reserva primero fecha, lugar, técnica y catering; después abre las inscripciones y comienza la promoción.
¿Qué hay que enviar a los expositores antes de la feria?: Envía las condiciones de participación al abrir el formulario y confirma después el número de stand, horarios, plano, material incluido y normas de montaje. Reenvía la información definitiva entre 3 y 5 días antes del evento.
¿Cuándo se deben confirmar los ponentes y sus presentaciones?: Confirma a los ponentes como mínimo 4 semanas antes y solicita sus presentaciones con 7 días de margen. Haz una prueba técnica el día anterior con el portátil, las pantallas y el proyector que se utilizarán.
¿Cuándo conviene revisar el material y la lista de compra?: Haz una primera revisión 7 días antes para detectar faltantes y una comprobación final al menos 24 horas antes de abrir. Incluye mobiliario, acreditaciones, señalización, vajilla, bebidas y equipos técnicos.

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