Checklist pour organiser un salon de la franchise

Un salon de la franchise demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les stands et le programme au même moment. Cette checklist rassemble 76 tâches et 74 fournitures, dans l’ordre utile pour avancer sans oublier les détails de dernière minute. Commencez par la date, le lieu et le plan du salon, puis passez aux inscriptions, à la promotion, à la logistique et à l’accueil. Les besoins alimentaires, le stationnement, les badges et la technique doivent être confirmés avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Définir la répartition des stands
2 personnes
Contacter les franchiseurs
2 personnes
Envoyer les conditions de participation
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la livraison des boissons
Réserver la technique
Publier les informations de stationnement
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Attribuer les numéros de stand
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
Imprimer les informations des exposants
Concevoir les panneaux d’orientation
Envoyer le dernier e-mail aux visiteurs
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le fond de scène
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges par stand
2 personnes
Installer le matériel promotionnel
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les présentations
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Prendre des photos de l’événement
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel de stand
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les boissons restantes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un e-mail de remerciement
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaises pour les visiteursqté 120
Tabourets de barqté 24
Comptoir d'inscription
Fauteuils loungeqté 8
Tables loungeqté 4
Scène
Portants à vêtementsqté 4
Armoires verrouillablesqté 6
Panneaux de standqté 48
Tables pliantesqté 8
Tabouretsqté 16

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Points de rechargeqté 4
Scanners de codes-barresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Panneaux logo en mousseqté 24
Bannièresqté 12
Nappesqté 24
Plantesqté 16
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 24
Panneaux du programmeqté 4
Chevaletsqté 6
Marqueursqté 24

Catering

Badges nominatifsqté 250
Lanyardsqté 250
Brochures du programmeqté 250
Blocs-notesqté 250
Stylos à billeqté 250
Sacs à emporterqté 250
Braceletsqté 250
Serviettesqté 500
Bâtonnets mélangeursqté 300
Pailles en papierqté 250
Gobelets jetablesqté 300
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Chariots de ménageqté 2
Essuie-toutqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 6

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis créez rapidement le plan du salon et la répartition des stands. Gardez une marge pour les allées, l’accueil, la scène et les espaces lounge.
Contactez les franchiseurs suffisamment tôt pour envoyer les conditions de participation et ouvrir le formulaire d’inscription. Relancez les inscrits avant de confirmer définitivement les exposants.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et réservez le catering après avoir consolidé les réponses. Pour les boissons, prévoyez aussi la livraison et un espace froid avec réfrigérateurs ou glacières.
Rassemblez les présentations et confirmez les intervenants avant d’établir le programme. Testez les ordinateurs portables, écrans, projecteur et autres éléments techniques au plus tard la veille.
Envoyez le dernier e-mail aux visiteurs avec le programme, les informations de stationnement et les horaires. Préparez les badges, les panneaux d’orientation et les informations exposants avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la franchise ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premiers éléments à verrouiller sont le lieu, le plan du salon, la répartition des stands et les conditions de participation.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez les exposants idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les numéros de stand, d’imprimer les informations et d’adapter le plan si une inscription change.
Quand envoyer le dernier e-mail aux visiteurs ?: Envoyez-le 3 à 5 jours avant l’événement. Ajoutez les horaires, le programme, le stationnement et toute information nécessaire pour trouver facilement l’accueil et les stands.
Que vérifier la veille d’un salon de la franchise ?: La veille, vérifiez les stocks, la liste des courses, le mobilier, les badges, la signalétique et la technique. Contrôlez aussi que le catering, les boissons et les présentations sont bien confirmés.

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