Checklist voor een goed georganiseerde franchisebeurs
Een franchisebeurs organiseren vraagt om meer dan een locatie en een rij stands. Je coördineert exposanten, bezoekersregistratie, standindeling, catering en technische voorzieningen in een vaste volgorde. Begin met datum, locatie en exposantenlijst en werk daarna toe naar uitnodigingen, contracten en promotie. In de laatste weken draait alles om definitieve informatie, naamkaartjes, plattegronden en een controle van materialen zoals laptops, badgeprinters, presentatieschermen en verlengkabels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Promotie online plaatsen
Promotie bij partners verspreiden
2 personen
Exposantencontracten versturen
Standruimtes verkopen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenfacturen versturen
Standindeling maken
2 personen
Catering reserveren
Technische wensen verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Bezoekersregistratie sluiten
Bezoekerslijst exporteren
Exposanteninformatie versturen
Plattegrond definitief maken
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Draaiboek printen
Naamkaartjes printen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Exposantenontvangst voorbereiden
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Standborden plaatsen
3 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting controleren
2 personen
Wifi en stroom testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
Briefing exposanten geven
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Exposanten begeleiden
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Nazorg
Exposantenstands afbouwen
6 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Exposantenfacturen controleren
Bezoekersbedankmail versturen
Exposantenbedankmail versturen
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beurstafelsaantal 30
- Beursstoelenaantal 90
- Registratietafelaantal 2
- Barkrukkenaantal 12
- Klapstoelenaantal 12
- Kapstokkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 8
- Afzetlintaantal 4
- Tafelkledenaantal 30
- Folderrekkenaantal 25
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Tabletsaantal 3
- Badgeprinter
- Labelprinter
- Pinapparatenaantal 2
- Barcodescannersaantal 2
- Wifirouter
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 15
- USB-ladersaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Presentatieschermenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoon
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Rolcontainersaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
Decoratie
- Bedrijfsbannersaantal 6
- Standachterwandenaantal 25
- Standnaambordenaantal 25
- Richtingsbordenaantal 12
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 10
- Plantenaantal 12
- Vlaggenaantal 8
- Kleefhakenaantal 40
- Kabelbindersaantal 200
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbladenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 15
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Keukentangenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 3
- Flessenopenersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 30
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Verlichting
- Ledspotsaantal 12
- Lichtslingersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Naamkaartjesaantal 300
- Lanyardsaantal 300
- Bezoekerslijstenaantal 6
- Exposantenhandleidingenaantal 30
- Plattegrondenaantal 250
- Programmafoldersaantal 250
- Pennenaantal 80
- Notitieblokkenaantal 60
- Printerpapieraantal 2
- Etikettenvellenaantal 10
- Ordnersaantal 6
- Clipboardsaantal 8
Tips
- Leg de standindeling niet pas op de beursdag vast. Verzamel eerst de technische wensen van exposanten en verwerk die in een definitieve plattegrond, zodat stroompunten, presentatieschermen en looproutes kloppen.
- Sluit de bezoekersregistratie op tijd en exporteer daarna één definitieve bezoekerslijst. Houd tablets, laptops, barcodescanners en een badgeprinter bij de registratietafel klaar; een labelprinter of reserve-USB-laders worden makkelijk vergeten.
- Stuur exposanteninformatie in één pakket, inclusief plattegrond, parkeerinformatie, opbouwinstructies en technische afspraken. Doe dit enkele dagen vóór de beurs, niet pas wanneer exposanten al onderweg zijn.
- Controleer catering op dieetwensen voordat je het definitieve aantal doorgeeft. Noteer per aanmelding wat nodig is en geef de cateraar een laatste bevestiging vóór de beursdag.
- Plan een materiaalcontrole vóór het draaiboek wordt geprint. Test pinapparaten, wifirouter, microfoon, geluidsboxen en presentatieschermen en leg kabelmatten, stekkerdozen en verlengkabels apart klaar voor de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een franchisebeurs organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en de eerste exposantenlijst. Reserveer in de eerste 4 weken de locatie, verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier.
- Wanneer moet de standindeling van een franchisebeurs definitief zijn?
- Maak een eerste indeling zodra de standruimtes zijn verkocht en verwerk daarna de technische wensen. Zet de plattegrond uiterlijk 7 dagen vóór de beurs definitief, zodat exposanten hun voorbereiding kunnen afronden.
- Wanneer sluit ik de bezoekersregistratie voor een franchisebeurs?
- Sluit de registratie 2 tot 3 werkdagen vóór de beurs. Exporteer daarna de bezoekerslijst en print naamkaartjes, zodat de ontvangst niet afhankelijk is van last-minute invoer.
- Welke techniek moet ik controleren voor een franchisebeurs?
- Test minimaal 1 dag vooraf de wifirouter, laptops, tablets, badgeprinter, barcodescanners, pinapparaten, presentatieschermen en microfoon. Leg per werkplek een stekkerdoos, verlengkabel en USB-lader klaar en test ook de reserveapparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!