Checklist pour organiser un Salon de la franchise

Un Salon de la franchise demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, prestataires et équipes d’accueil. Commence par réserver le lieu et fixer les horaires, puis avance vers les inscriptions, les contrats et la promotion. Les dernières semaines servent surtout à finaliser le plan des stands, les besoins techniques, le catering et les badges. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des démarches et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Inviter les visiteurs
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Diffuser la promotion chez les partenaires
2 personnes
Envoyer les contrats des exposants
Vendre les emplacements de stand
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les factures aux exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Réserver le catering
Recueillir les besoins techniques
Concevoir les badges nominatifs
Fermer l’enregistrement des visiteurs
Exporter la liste des visiteurs
Envoyer les informations aux exposants
Finaliser le plan
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Imprimer le déroulé
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer l’accueil des exposants
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel du stand
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des exposants
6 personnes
Installer les panneaux de stand
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les exposants
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

Démontage des stands des exposants
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le stock
Retourner les matériels de location
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Vérifier les factures des exposants
Envoyer l'e-mail de remerciement aux visiteurs
Envoyer l’e-mail de remerciement aux exposants
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises de salonqté 90
Table d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 12
Chaises pliantesqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4
Nappesqté 30
Présentoirs à dépliantsqté 25

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 3
Imprimante à badges
Imprimante d'étiquettes
Terminaux de paiementqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 2
Routeur Wi-Fi
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Chargeurs USBqté 8
Batteries externesqté 4
Écrans de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Enceintesqté 2
Microphone
Boîtes à outilsqté 2
Roll-containersqté 4
Passe-câblesqté 12

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Panneaux arrière du standqté 25
Panneaux de nom des standsqté 25
Panneaux directionnelsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 10
Plantesqté 12
Drapeauxqté 8
Crochets adhésifsqté 40
Serre-câblesqté 200

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 15
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Badges nominatifsqté 300
Lanyardsqté 300
Listes des visiteursqté 6
Guides des exposantsqté 30
Plansqté 250
Brochures du programmeqté 250
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 60
Papier pour imprimanteqté 2
Feuilles d'étiquettesqté 10
Classeursqté 6
Presse-papiersqté 8

Conseils

Bloque le lieu et les horaires avant de lancer les invitations : les exposants doivent connaître la date, les heures d’installation et l’heure d’ouverture au public.
Prévois une échéance distincte pour les exposants et les visiteurs. Ferme l’enregistrement des visiteurs quelques jours avant le salon afin d’exporter une liste fiable et d’imprimer les badges.
Demande les besoins alimentaires et techniques lors de l’inscription, puis réserve le catering et le matériel sur la base des réponses reçues, plutôt qu’avec une estimation tardive.
Finalise le plan des stands avant d’envoyer les informations aux exposants. Vérifie notamment les tables, chaises, prises, rallonges, multiprises, passe-câbles et accès au Wi-Fi.
Prépare l’accueil au moins la veille : badges nominatifs imprimés, table d’inscription installée, déroulé imprimé et matériel testé. Garde aussi une boîte à outils et des chargeurs accessibles pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de la franchise ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. La réservation du lieu, la vente des emplacements et la promotion auprès des exposants prennent généralement plusieurs semaines.
Quand fermer les inscriptions des visiteurs ?: Ferme l’enregistrement 3 à 7 jours avant le salon. Tu auras ainsi le temps d’exporter la liste, de préparer les badges nominatifs et de transmettre les informations utiles aux exposants.
Combien de temps avant faut-il réserver le catering ?: Réserve le catering au moins 3 semaines avant l’événement, puis confirme les quantités 5 à 7 jours avant. Utilise les besoins alimentaires recueillis lors de l’inscription pour ajuster la commande.
Quand finaliser le plan des stands ?: Finalise-le 7 à 10 jours avant l’ouverture, après avoir traité les inscriptions et les besoins techniques. Envoie ensuite le plan et les consignes pratiques aux exposants sans attendre le jour du montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.