Franchise-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Uhrzeiten fest, bevor du Aussteller einlädst. Plane zusätzlich feste Zeitfenster für Aufbau, Registrierung, Messebetrieb und Abbau ein, damit Aussteller ihre Anreise koordinieren können.
• Schließe die Ausstellerregistrierung nicht zu früh. Exportiere die Besucherliste erst nach dem Anmeldeschluss und prüfe danach Namen, Ernährungswünsche sowie die Zahl der benötigten Namensschilder.
• Sammle technische Anforderungen spätestens zwei bis drei Wochen vor der Messe. Prüfe für Präsentationsbildschirme, Laptops, Mikrofon und WLAN nicht nur die Geräte, sondern auch HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Kabelmatten.
• Finalisiere die Standaufteilung erst, wenn die verkauften Standflächen feststehen. Trage im Lageplan Registrierungstisch, Messetische, Messestühle, Barhocker und Absperrungen so ein, dass Wege und Notausgänge frei bleiben.
• Bereite den Check-in am Vortag vor: Badgedrucker, Etikettendrucker, Tablets, Barcode-Scanner, Kartenlesegeräte und USB-Ladegeräte müssen geladen, angeschlossen und getestet sein. Drucke Ablaufplan und Namensschilder nicht erst kurz vor Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Franchise-Messe organisieren?

Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher. In den ersten Wochen sicherst du Location und Termin, stellst die Ausstellerliste zusammen und startest die Einladung. Die letzten zwei bis drei Wochen gehören Technik, Lageplan, Catering und Besucherdaten.

Wann sollte die Anmeldung für eine Franchise-Messe geschlossen werden?

Schließe die Besucherregistrierung etwa fünf bis sieben Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, die Besucherliste zu exportieren, Namensschilder zu drucken und Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.

Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Franchise-Messe?

Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 Anmeldungen sind das beispielsweise 210 bis 220 Schilder, damit kurzfristige Änderungen am Einlass abgefangen werden.

Wann muss das Catering für eine Franchise-Messe reserviert werden?

Reserviere das Catering spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Messetag. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche solltest du fünf bis sieben Tage vorher bestätigen, nachdem die Registrierung geschlossen ist.

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