Checklist para organizar una feria de franquicias sin olvidos

Organizar una feria de franquicias exige coordinar expositores, visitantes, stands y proveedores en un orden concreto. Empieza reservando el lugar y fijando fecha y horario; después abre las inscripciones y vende los espacios. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el plano, confirmar necesidades técnicas, gestionar facturas y preparar las acreditaciones. Esta checklist reúne 75 tareas y 78 elementos para controlar tanto la preparación como el montaje y la recepción de visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Invitar a los visitantes
2 personas
Publicar la promoción en línea
Difundir la promoción entre los socios
2 personas
Enviar contratos a expositores
Vender espacios de stand
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar facturas a los expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Reservar el catering
Recopilar necesidades técnicas
Diseñar tarjetas de nombre
Cerrar el registro de visitantes
Exportar la lista de visitantes
Enviar información a los expositores
Dejar definitivo el plano
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar la recepción de expositores
2 personas
Preparar mostrador de registro
2 personas
Preparar el material del stand
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de expositores
6 personas
Colocar los letreros del stand
3 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Probar wifi y corriente
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Acompañar a los expositores
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar los stands de los expositores
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Contar el inventario
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Comprobar las facturas de los expositores
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
Enviar correo de agradecimiento a los expositores
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillas de feriacant. 90
Mesa de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 12
Sillas plegablescant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Mantelescant. 30
Expositores para folletoscant. 25

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 3
Impresora de acreditaciones
Impresora de etiquetas
Datáfonoscant. 2
Escáneres de códigos de barrascant. 2
Router wifi
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Baterías externascant. 4
Pantallas de presentacióncant. 2
Cables HDMIcant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Maletines de herramientascant. 2
Contenedores rodantescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Banners de empresacant. 6
Paredes de fondo del standcant. 25
Carteles con el nombre del standcant. 25
Señales direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 10
Plantascant. 12
Banderascant. 8
Ganchos adhesivoscant. 40
Bridascant. 200

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 15
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de cocinacant. 8
Teterascant. 3
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 30
Guantes de limpiezacant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Catering

Compras

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 300
Lanyardscant. 300
Listas de visitantescant. 6
Manuales para expositorescant. 30
Planoscant. 250
Folletos del programacant. 250
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 60
Papel para impresoracant. 2
Hojas de etiquetascant. 10
Carpetas archivadorascant. 6
Portapapelescant. 8

Consejos

Reserva el lugar y fija la fecha con varios meses de margen: necesitarás tiempo para vender los espacios, enviar contratos y promocionar la feria entre socios y visitantes.
Cierra la lista de expositores antes de dibujar el plano de puestos. Pide sus necesidades técnicas y preferencias de catering antes de enviar el plano definitivo.
Cierra el registro de visitantes con antelación suficiente para exportar la lista, imprimir etiquetas y preparar la mesa de acreditaciones sin hacerlo a última hora.
Calcula la infraestructura por stand y comprueba las conexiones: mesas, sillas, router wifi, regletas, cables HDMI y alfombrillas para cables deben estar disponibles antes del montaje.
Envía a los expositores un paquete final con horarios, plano, estacionamiento y necesidades técnicas. Imprime también el plan de trabajo y comprueba todos los materiales antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de franquicias?: Empieza entre 3 y 6 meses antes. Ese margen permite reservar el lugar, captar expositores, vender los espacios y promocionar la inscripción de visitantes.
¿Cuándo debo cerrar el registro de visitantes?: Ciérralo entre 3 y 7 días antes de la feria. Así puedes exportar la lista, imprimir las etiquetas con nombres y preparar las acreditaciones sin cambios constantes.
¿Qué hay que enviar a los expositores antes de una feria de franquicias?: Envía la información final entre 7 y 14 días antes: plano de puestos, horarios, estacionamiento, acceso al recinto y necesidades técnicas confirmadas. Incluye cualquier instrucción de montaje.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de los stands?: Déjalo definitivo al menos 7 días antes del evento. Para entonces deben estar confirmados los expositores, los espacios vendidos y las necesidades de mesas, sillas, pantallas o conexiones.

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