Boodschappenlijst voor een fotofestival

Een fotofestival vraagt om meer dan prints en fotolijsten. Je hebt spullen nodig voor de expositieruimte, registratie, presentaties, catering en duidelijke bewegwijzering. Controleer techniek en verlichting uiterlijk een week vooraf, zodat je nog kunt bijbestellen of lenen. Zet dranken en herbruikbare bekers op tijd klaar en leg onderschriften, programma’s en plattegronden pas na de laatste controle in de juiste ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Expositiewandenaantal 16
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Fotolijstenaantal 40
Foto-opbergsystemenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Fotografieachtergrondenaantal 3
Sierplantenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Waterkannenaantal 8

Registratie

Badgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Gastenboekaantal 2
Stemformulierenbakkenaantal 3

Workshopmateriaal

Fotocamera'saantal 10
Statiefsetsaantal 10
Geheugenkaartenaantal 12
Kabelontspannersaantal 6
Reflectieschermenaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Potlodenaantal 30
Printpapieraantal 250
Schrijfbordenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Overig

Afzetlintaantal 2
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 6
Meetlintenaantal 2
Trapladdersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Transportboxenaantal 20
Handbrandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 2 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witbier - 48 flesjes
- Rode wijn - 8 flessen
- Witte wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Bruiswater - 6 flessen
- IJsblokjes - 12 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Miniwraps - 120 stuks
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Gegrilde groenten - 2 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 5 kilogram
- Mandarijnen - 4 kilogram
- Aardbeien - 3 kilogram
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Gezouten noten - 3 kilogram
- Rozijnen - 1 kilogram
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Miniappelflappen - 80 stuks
- Vegan muffins - 40 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 bus
- Paprikapoeder - 1 bus
- Kruidenmix - 2 bussen
- Servetten - 600 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vuilniszakken voor glas - 20 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Toiletverfrisser - 6 stuks
- Pleisters - 2 dozen
- Papieren polsbandjes - 150 stuks
- Naamstickers - 150 stuks
- Printerpapier - 2 pakken
- Inktcartridges - 2 sets
- Batterijen AA - 24 stuks
- Batterijen AAA - 24 stuks

Tips

Reken voor een ontvangst op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur. Voorzie daarnaast ongeveer 1 herbruikbare beker per gelijktijdige bezoeker, plus 10% reserve.
Plan minimaal 1 registratiebalie en 2 laptops als bezoekers zich aanmelden of het programma digitaal kunnen bekijken. Leg 2 USB-sticks klaar met een reservekopie van presentaties en fotobestanden.
Gebruik per presentatieruimte minimaal 1 projector, projectiescherm, laptop en set speakers. Neem per apparaat 1 extra verlengkabel en controleer alle aansluitingen uiterlijk 24 uur voor opening.
Voorzie ongeveer 1 afvalbak per 25 bezoekers en minstens 1 kapstok voor iedere 20 jassen. Zet afvalbakken bij de catering, ingang en uitgang; daar ontstaan de meeste volle bakken.
Hang de expositie eerst met LED-spots of staande lampen uit en test daarna de kijkafstand. Leg fotolijsten, onderschriften en bevestigingsmateriaal minstens 2 dagen voor opening klaar, zodat ontbrekende prints nog kunnen worden vervangen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een fotofestival?: Neem expositiewanden, fotolijsten, verlichting en materialen voor onderschriften mee. Voor ontvangst en catering heb je onder meer tafels, stoelen, servies, herbruikbare bekers, afvalbakken en een registratiebalie nodig. Voor presentaties zijn een projector, scherm, laptop, speakers, microfoons en kabels nodig.
Hoeveel bekers heb ik nodig voor een fotofestival?: Reken op 1 herbruikbare beker per gelijktijdige bezoeker en tel 10% reserve. Bij 80 gelijktijdige bezoekers leg je dus 88 bekers klaar. Gebruik aparte wijnglazen en koffiekopjes als je die dranken serveert.
Wanneer moet ik techniek voor een fotofestival regelen?: Reserveer projector, scherm, laptops, speakers, microfoons en mengpaneel minimaal 1 week vooraf. Test de volledige opstelling uiterlijk 24 uur voor de opening en houd USB-sticks met reservebestanden bij de hand.
Hoeveel afvalbakken en kapstokken heb ik nodig?: Gebruik als richtlijn 1 afvalbak per 25 bezoekers en 1 kapstok per 20 jassen. Plaats afvalbakken bij ingang, uitgang en catering; controleer ze tijdens het festival minstens ieder uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.