Que faut-il prévoir pour un festival photo ?

Un festival photo demande plus que des tirages et des cadres. Il faut prévoir l’accueil du public, l’installation des œuvres, les présentations et les moments de convivialité. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel technique et l’éclairage à acheter ou à réserver. Vérifiez les quantités selon le nombre de photographes, d’exposants et de visiteurs attendus, puis finalisez les commandes avant la réception du matériel et des impressions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Murs d’expositionqté 16
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8
Nappes de tableqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Cadres photoqté 40
Systèmes de rangement pour photosqté 4
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Fonds pour photographieqté 3
Plantes d’ornementqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 20
Carafes d’eauqté 8

Inscription

Porte-badgesqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Livre d’orqté 2
Bacs pour bulletins de voteqté 3

Matériel d'atelier

Appareils photoqté 10
Sets de piedsqté 10
Cartes mémoireqté 12
Tendeurs de câblesqté 6
Écrans réfléchissantsqté 6
Blocs-notesqté 30
Crayonsqté 30
Papier d’impressionqté 250
Tableaux de présentationqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Autre

Ruban de balisageqté 2
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Mètres rubansqté 2
Escabeauxqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Caisses de transportqté 20
Extincteurs portatifsqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 48 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Légumes grillés - 2 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Mandarines - 4 kilogrammes
- Fraises - 3 kilogrammes
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini chaussons aux pommes - 80 pièces
- Muffins vegan - 40 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Mélange d’épices - 2 boîtes
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Sacs poubelle pour verre - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Désodorisant pour toilettes - 6 pièces
- Pansements - 2 boîtes
- Bracelets en papier - 150 pièces
- Étiquettes nominatives - 150 pièces
- Papier imprimante - 2 paquets
- Cartouches d’encre - 2 lots
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une table d’accueil avec un comptoir d’inscription, puis ajoutez une table par zone de restauration ou de documentation. Gardez une réserve de chaises pour les présentations et les visiteurs qui restent longtemps.
Pour les boissons, comptez deux à trois verres par personne pendant la première heure, puis environ un verre par heure supplémentaire. Ajoutez quelques verres à vin et tasses à café si le programme prévoit un vernissage ou une pause café.
Réservez les murs d’exposition, cadres et projecteurs LED avant de confirmer l’accrochage. Les impressions peuvent arriver tard : contrôlez leur nombre, leur format et leurs légendes dès la réception.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, sans surcharger une seule prise. Testez le projecteur, l’écran, les ordinateurs, les haut-parleurs et les microphones au moins la veille.
Placez une poubelle près de chaque espace de restauration et prévoyez suffisamment de gobelets réutilisables, assiettes et couverts pour un renouvellement sans lavage immédiat. Les nappes, plateaux et porte-manteaux sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un festival photo ?: Comptez deux à trois verres par personne pour la première heure, puis un verre supplémentaire par heure. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour éviter la pénurie pendant le vernissage.
Quel matériel faut-il pour une présentation photo ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur portable, des haut-parleurs, un microphone et un pied de micro. Testez tout au moins 24 heures avant l’ouverture, avec les fichiers copiés sur une clé USB.
Quand commander les impressions et le matériel d’exposition ?: Réservez les murs, cadres et éclairages dès que le programme est confirmé, idéalement plusieurs semaines avant le festival. Contrôlez les impressions et les légendes dès leur réception, au plus tard la veille du montage.
Combien de tables et de chaises faut-il prévoir ?: Prévoyez une table d’accueil, puis une table par espace de restauration ou d’information. Pour les chaises, comptez une place par participant assis et ajoutez 10 % de réserve pour les présentations et les changements de dernière minute.

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