Fotofestival organiseren: checklist en planning

Een fotofestival vraagt meer voorbereiding dan alleen werken ophangen. Je legt eerst datum, programma, locatie en exposanten vast en werkt daarna toe naar aanmeldingen, prints, techniek en catering. Controleer digitale fotobestanden en onderschriften ruim vóór de opbouw, zodat fouten nog hersteld kunnen worden. In de laatste dagen draait alles om ontvangen materialen, bewegwijzering, vrijwilligersinstructies en een test van presentaties, microfoons en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en programma vastleggen
2 personen
Fotografen en exposanten bevestigen
2 personen
Locatie en ruimtes controleren
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festivalpagina publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma en plattegrond drukken
2 personen
Expositielijst controleren
2 personen
Fotowerken digitaal ontvangen
2 personen
Prints en onderschriften controleren
2 personen
Catering bestellen
Techniek en presentaties testen
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prints en materialen ontvangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Expositieruimte leegmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Expositiewanden opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Fotowerken ophangen
4 personen
Onderschriften plaatsen
2 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Programma's en badges klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
Teambriefing houden
8 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Expositie toelichten
3 personen
Workshop begeleiden
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Fotografen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Techniek tijdens programma bewaken
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotowedstrijdstemmen verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Expositiewerken veilig inpakken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Expositiewanden afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Onbezorgde materialen nabellen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Fotowerken aan exposanten meegeven
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Expositiewandenaantal 16
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Fotolijstenaantal 40
Foto-opbergsystemenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Fotografieachtergrondenaantal 3
Sierplantenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Waterkannenaantal 8

Registratie

Badgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Gastenboekaantal 2
Stemformulierenbakkenaantal 3

Workshopmateriaal

Fotocamera'saantal 10
Statiefsetsaantal 10
Geheugenkaartenaantal 12
Kabelontspannersaantal 6
Reflectieschermenaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Potlodenaantal 30
Printpapieraantal 250
Schrijfbordenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Overig

Afzetlintaantal 2
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 6
Meetlintenaantal 2
Trapladdersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Transportboxenaantal 20
Handbrandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk vier weken vooraf een sluitingsdatum voor fotobestanden, onderschriften en dieetwensen. Zo houd je nog tijd over om prints, lijsten en de expositielijst te controleren.
Maak voor de locatie een plattegrond met expositiewanden, registratiebalie, tafels, stoelen en looproutes. Test vóór de opbouw ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn en geen doorgangen blokkeren.
Test projector, projectiescherm, laptops, speakers, microfoons en mengpaneel minstens één keer vóór de festivaldag met dezelfde presentaties en USB-sticks die je gebruikt tijdens het programma.
Zet dranken pas kort voor de ontvangst koud, maar controleer de aantallen al bij het boodschappen doen. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en stem servies en catering af op het verwachte aantal bezoekers.
Geef vrijwilligers een instructieblad met openingstijden, registratie, programmawijzigingen, toiletten, afvalbakken en wie technische problemen oplost. Hang bewegwijzering vóór de deuren opengaan en controleer die route zelf vanaf de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotofestival organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en fotografen. Reserveer materialen en bevestig catering uiterlijk 3 weken voor het festival; plan de laatste controle van prints en techniek in de week ervoor.
Wanneer moeten fotografen hun foto's aanleveren voor een fotofestival?: Vraag digitale fotobestanden en onderschriften uiterlijk 3 weken vooraf op. Houd daarna minstens 7 dagen voor controle, correcties, printen en ophangen over.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een fotofestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bestel extra voor een programma dat langer duurt dan 2 uur. Tel koffie, water en andere dranken afzonderlijk mee, zodat je niet alleen op het totaal aantal flessen stuurt.
Wanneer bouw je een fotofestival op?: Plan de opbouw minimaal 4 uur vóór de opening als er expositiewanden, verlichting, fotowerken en techniek geplaatst moeten worden. Reserveer daarna minstens 30 minuten voor een volledige test van presentaties, microfoons en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.