Fotofestival: Einkaufsliste und Mengenplanung
Für ein Fotofestival brauchst du mehr als Bilderrahmen und Ausstellungswände. Plane Getränke und Geschirr nach der erwarteten Besucherzahl, prüfe Präsentationstechnik frühzeitig und halte Verbrauchsmaterial für Aufbau, Registrierung und Beschriftungen bereit. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, Ersatzmaterial für Ausdrucke und klare Wegweiser. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung rechtzeitig zu besorgen und am Veranstaltungstag einsatzbereit zu haben.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- Registrierungstheke
- AusstellungswändeAnz. 16
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 10
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Dekoration
- BilderrahmenAnz. 40
- Fotos-AufbewahrungssystemeAnz. 4
- TischdekorationAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 12
- FotohintergründeAnz. 3
- ZierpflanzenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 20
- WasserkannenAnz. 8
Registrierung
- BadgehalterAnz. 150
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- GästebuchAnz. 2
- UrnensammelboxenAnz. 3
Workshopmaterial
- FotokamerasAnz. 10
- StativsetsAnz. 10
- SpeicherkartenAnz. 12
- KabelspannerAnz. 6
- ReflektorschirmeAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 30
- BleistifteAnz. 30
- DruckpapierAnz. 250
- SchreibtafelnAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
Sonstiges
- AbsperrbandAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 12
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 6
- MessbänderAnz. 2
- TrittleiternAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
- TransportboxenAnz. 20
- HandfeuerlöscherAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 2 kilogram
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 2 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißbier - 48 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 4 Flaschen
- Sprudelwasser - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Miniwraps - 120 Stück
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilogramm
- Gegrilltes Gemüse - 2 Kilogramm
- Gurken - 3 Kilogramm
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 5 Kilogramm
- Mandarinen - 4 kilogram
- Erdbeeren - 3 Kilogramm
- Naturchips - 12 Tüten
- Paprikachips - 12 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salzige Nüsse - 3 Kilogramm
- Rosinen - 1 Kilogramm
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Apfeltaschen - 80 Stück
- Vegane Muffins - 40 Stück
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Dose
- Paprikapulver - 1 Dose
- Kräutermischung - 2 Dosen
- Servietten - 600 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Müllsäcke für Glas - 20 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Toilettenerfrischer - 6 Stück
- Pflaster - 2 Dutzend
- Papierarmbänder - 150 Stück
- Namensaufkleber - 150 Stück
- Druckerpapier - 2 Pakete
- Tintenpatronen - 2 Sets
- AA-Batterien - 24 Stück
- AAA-Batterien - 24 Stück
Tipps
- Plane pro erwarteter Person etwa 2 bis 3 Getränke für die erste Stunde und zusätzlich Wasser für den gesamten Aufenthalt ein. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden.
- Rechne beim Geschirr mit mindestens einem Becher oder Glas pro Gast und halte 10 bis 15 Prozent Reserve bereit. Für Kaffee brauchst du entsprechend Kaffeetassen, Löffel und Serviertabletts.
- Prüfe Projektor, Leinwand, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Festival gemeinsam mit den Präsentationen. Teste dabei auch jedes Verlängerungskabel und die vorhandenen Anschlüsse.
- Beschrifte Bilderrahmen und Fotowerke vor dem Aufbau und drucke 10 bis 15 Prozent zusätzliche Bildunterschriften, Programmblätter und Lagepläne. Ersatzexemplare verhindern, dass ein fehlender Ausdruck die Ausstellung verzögert.
- Plane die Beleuchtung nicht erst beim Aufhängen der Werke: LED-Spots, Stehlampen und Lichterketten müssen zum Raum passen und ausreichend Stromanschlüsse haben. Lege außerdem mindestens einen Abfallbehälter pro stark genutztem Bereich bereit.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für ein Fotofestival?
- Du brauchst Mobiliar für Registrierung und Besucher, Ausstellungswände und Bilderrahmen, Geschirr, Getränke, Präsentationstechnik, Beleuchtung sowie Material für Beschriftungen und Beschilderung. Plane die Mengen anhand der erwarteten Gästezahl und bestelle Verbrauchsmaterial mindestens 1 bis 2 Wochen vorher.
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Fotofestival?
- Rechne pro Gast mit mindestens einem wiederverwendbaren Becher oder Weinglas und halte 10 bis 15 Prozent Reserve bereit. Bei Catering brauchst du zusätzlich Teller, Besteck und Serviertabletts; für Kaffee kalkulierst du eine Tasse pro Kaffeetrinker plus etwa 10 Prozent Reserve.
- Welche Technik muss ich für eine Fotoausstellung einplanen?
- Für Präsentationen gehören je nach Programm Projektor, Projektionsleinwand, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer und Mischpult auf die Prüfliste. Teste die komplette Technik einschließlich USB-Sticks und Verlängerungskabel spätestens 2 bis 3 Tage vor Beginn.
- Wann sollte ich die Materialien für ein Fotofestival kaufen?
- Bestelle Drucke, Beschriftungen und Sondermaterial mindestens 1 bis 2 Wochen vor dem Festival und kontrolliere die Lieferung sofort. Getränke, Einweg- oder Ersatzmaterial und fehlende Kleinteile kannst du 1 bis 2 Tage vorher einkaufen; die Getränke kommen spätestens am Vortag in die Kühlung.
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