Een fotofestival organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je exposanten, materialen en publiekscommunicatie vast. Een fotofestival vraagt extra voorbereiding voor prints, onderschriften, verlichting en de route door de expositieruimte. Plan ook tijd voor technische tests en een duidelijke briefing van vrijwilligers. De laatste uren gebruik je niet voor ontwerpwerk, maar voor opbouw, controle en het oplossen van ontbrekende materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en programma vastleggen
2 personen
2
Fotografen en exposanten bevestigen
2 personen
3
Locatie en ruimtes controleren
2 personen
4
Reserveringen voor materialen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Festivalpagina publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma en plattegrond drukken
2 personen
10
Expositielijst controleren
2 personen
11
Fotowerken digitaal ontvangen
2 personen
12
Prints en onderschriften controleren
2 personen
13
Catering bestellen
14
Techniek en presentaties testen
2 personen
15
Vrijwilligersinstructies maken
16
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Prints en materialen ontvangen
3 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Expositieruimte leegmaken
3 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Expositiewanden opstellen
4 personen
23
Verlichting ophangen
3 personen
24
Fotowerken ophangen
4 personen
25
Onderschriften plaatsen
2 personen
26
Workshoptafels inrichten
3 personen
27
Presentatieruimte inrichten
3 personen
28
Projector en scherm opstellen
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Registratiebalie opbouwen
2 personen
31
Programma's en badges klaarleggen
2 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen
35
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
36
Teambriefing houden
8 personen

Event

37
Deuren openen
2 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
2 personen
40
Expositie toelichten
3 personen
41
Workshop begeleiden
2 personen
42
Lezing begeleiden
2 personen
43
Panelgesprek begeleiden
3 personen
44
Fotografen begeleiden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Servies verzamelen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Techniek tijdens programma bewaken
51
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
52
Fotowedstrijdstemmen verzamelen
2 personen
53
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

56
Expositiewerken veilig inpakken
4 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
61
Expositiewanden afbreken
4 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Onbezorgde materialen nabellen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Fotowerken aan exposanten meegeven
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Expositiewandenaantal 16
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Fotolijstenaantal 40
Foto-opbergsystemenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Fotografieachtergrondenaantal 3
Sierplantenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Waterkannenaantal 8

Registratie

Badgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Gastenboekaantal 2
Stemformulierenbakkenaantal 3

Workshopmateriaal

Fotocamera'saantal 10
Statiefsetsaantal 10
Geheugenkaartenaantal 12
Kabelontspannersaantal 6
Reflectieschermenaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Potlodenaantal 30
Printpapieraantal 250
Schrijfbordenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Overig

Afzetlintaantal 2
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 6
Meetlintenaantal 2
Trapladdersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Transportboxenaantal 20
Handbrandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast welke fotografen deelnemen, welke werken worden getoond en hoeveel ruimte elke presentatie nodig heeft. Vraag fotobestanden, onderschriften en expositielijsten op tijd op; een ontbrekende print ontdek je liever vóór de opbouw dan aan de muur.
Maak vóór het drukken één definitieve versie van programma, plattegrond en expositielijst. Controleer namen, titels en aantallen door twee mensen, zodat je niet vlak voor opening opnieuw moet drukken.
Test techniek minstens één dag vooraf met de echte laptops, projector, speakers, microfoons en presentaties. Neem extra verlengkabels, stekkerdozen en USB-sticks mee; presentaties lopen vaak vast door een kabel of bestand, niet door de hoofdapparatuur.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst de ruimte leegmaken, daarna tafels, stoelen en expositiewanden plaatsen, vervolgens verlichting ophangen en pas daarna fotowerken en onderschriften bevestigen. Houd minimaal 60 minuten over voor een volledige publieksroute zonder dozen en losse kabels.
Zet registratie, catering en bewegwijzering niet als laatste losse klusjes neer. Richt de registratiebalie vóór binnenkomst in, zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en geef vrijwilligers een korte instructie met hun post, aanspreekpunt en sluitingstijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een fotofestival te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een kleinschalig fotofestival. Daarmee houd je tijd over om fotografen te bevestigen, prints te controleren, catering te bestellen en techniek te testen.
Wanneer moet ik fotografen en exposanten bevestigen?: Bevestig deelnemers bij voorkeur 6 weken vóór de festivaldatum. Vraag hun fotowerken en onderschriften uiterlijk 3 weken vooraf aan, zodat je prints, lijsten en de expositieroute nog kunt controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een fotofestival?: Plan minstens 4 uur voor de opbouw van een fotofestival met expositiewanden, verlichting en fotowerken. Reserveer daarnaast 60 minuten voor een laatste controle van de plattegrond, onderschriften, techniek en bewegwijzering.
Wanneer test je de techniek voor presentaties?: Test projector, scherm, laptops, speakers, microfoons en presentaties minimaal 1 dag vóór het festival. Controleer op de dag zelf nog 30 minuten vóór de start of alle aansluitingen en bestanden werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.