Fossielenmarkt organiseren: checklist en planning

Een fossielenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en vitrines klaarzetten. Je moet exposanten op tijd vastleggen, hun plekken indelen en bezoekers vooraf informeren over route, betaling en openingstijden. Regel daarnaast stroom, verlichting, vloerbescherming en verpakkingsmateriaal voordat de opbouw begint. Met deze checklist werk je van locatie en deelnemers naar inrichting, verkoop en ontvangst, zonder last-minute tekorten aan wisselgeld, labels of bekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatietoegang bevestigen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Exposanten bevestigen
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Evenement promoten
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Reserveringen controleren
Tafelindeling maken
2 personen
Exposanten indelen
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Routeborden ontwerpen
Naambadges maken
Kassawisselgeld regelen
Betaalapparaat testen
Fossielenlabels printen
2 personen
Verpakkingsmateriaal klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering sorteren
2 personen
Materiaal transporteren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer beschermen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Exposantenbalies inrichten
4 personen
Fossielen uitstallen
6 personen
Vergrootglazen neerleggen
2 personen
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Bezoekersregistratie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Laatste stands controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entreegelden verwerken
2 personen
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
Toiletten controleren
Verloren voorwerpen registreren
Voorraad verpakkingen aanvullen
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afronden
2 personen
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

Fossielen inpakken
6 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Vloerbescherming verwijderen
2 personen
Materiaal terugtransporteren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Exposanten bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 4
Kassatafel
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 24
Displayvitrinesaantal 8
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Kassalade
Betaalterminalaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Elektronische weegschalenaantal 4
Vergrootglazenaantal 24
Loepenaantal 12
Labelprinter
Laptop
Printer
Handtellersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Geldtelbakkenaantal 2
Papiersnijder
Nietmachinesaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 12
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Entreebordenaantal 4
Routebordenaantal 12
Tafelnummersaantal 24
Naambadgesaantal 40
Krijtbordenaantal 6
Pijlenstickersaantal 30
Tafeldecoratieaantal 12
Prijshoudersaantal 100
Fossielenlabelsaantal 300
Laminatiehoezenaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de toegang tot de locatie uiterlijk een week voor de markt en controleer wanneer je naar binnen kunt. Plan daarna voldoende tijd om vloerbescherming, tafels, vitrines en verlichting op te bouwen.
Maak de tafelindeling pas definitief nadat alle exposanten zijn bevestigd. Reserveer per deelnemer een duidelijk gemarkeerde plek en houd een doorgang vrij voor bezoekers, kratten en materiaaltransport.
Test het betaalapparaat en de verlengkabels minstens één dag vooraf. Leg ook kassawisselgeld klaar en wijs per verkooptafel iemand aan die betalingen en bonnen controleert.
Print fossielenlabels en prijslijsten vóór de opbouwdag. Zet verpakkingsmateriaal, opbergkratten en loepen bij de betreffende tafels, zodat verkopers niet tijdens de markt hoeven te zoeken.
Koel dranken en sorteer de catering op een aparte plek voordat bezoekers binnenkomen. Tel herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden en bestek vooraf en houd rekening met verzamelde dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fossielenmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en exposanten. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen, promotie, catering, labels en een test van de betaalapparatuur.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een fossielenmarkt?: Tel per exposant minimaal één toegewezen tafel en voeg 10 tot 15 procent reserve toe voor de kassa, informatie en extra presentatie. Maak de definitieve indeling zodra het aantal bevestigde exposanten bekend is.
Wanneer moet ik exposanten voor een fossielenmarkt uitnodigen?: Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de markt. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken en bevestig daarna de tafelplek, opbouwtijd en praktische betaalinformatie.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste regelen?: Open de locatie eerst, bescherm de vloer en controleer stroompunten en verlichting. Zet daarna tafels, vitrines en kassaplekken neer; plan hiervoor bij voorkeur 2 tot 3 uur vóór de bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.