Checklist pour organiser un marché aux fossiles

Un marché aux fossiles demande plus qu’une salle et quelques tables. Il faut coordonner les exposants, suivre les inscriptions, préparer les prix et les étiquettes, puis organiser les paiements, l’accueil et le catering. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’ouverture du lieu. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les rallonges, la monnaie, l’emballage des achats et la protection du sol.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer l’accès au site
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Inviter les visiteurs
2 personnes
Promouvoir l'événement
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier les réservations
Établir le plan de table
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Planifier les bénévoles
Préparer les listes de prix
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Créer les badges nominatifs
Prévoir la monnaie de caisse
Tester le terminal de paiement
Imprimer les étiquettes des fossiles
2 personnes
Préparer le matériel d'emballage
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier le catering
2 personnes
Transporter le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Protéger le sol
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les comptoirs exposants
4 personnes
Exposer les fossiles
6 personnes
Déposer les loupes
2 personnes
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Vérifier les derniers stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Traiter les droits d'entrée
2 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger les tables entre les services
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Réapprovisionner les emballages
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Finaliser la vente
2 personnes
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

Emballer les fossiles
6 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la protection de sol
2 personnes
Rapatrier le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets perdus
Remercier les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 4
Table de caisse
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 24
Vitrines d'expositionqté 8
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Tiroir-caisse
Terminal de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Balances électroniquesqté 4
Loupesqté 24
Loupesqté 12
Imprimante d'étiquettes
Ordinateur portable
Imprimante
Compteurs manuelsqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Bacs de comptage d’argentqté 2
Massicot
Agrafeusesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bac à vaisselleqté 2

Décoration

Panneaux d'entréeqté 4
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 24
Badges nominatifsqté 40
Panneaux en ardoiseqté 6
Autocollants flèchesqté 30
Décoration de tableqté 12
Porte-prixqté 100
Étiquettes de fossilesqté 300
Pochettes de plastificationqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez l’accès au site au moins 2 semaines avant l’événement et vérifiez l’horaire exact d’ouverture, les clés, le stationnement et les conditions de livraison du matériel.
Fixez une date limite d’inscription des exposants 3 à 4 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de répartir les tables, de créer les badges et d’adapter le plan de salle.
Testez le terminal de paiement et l’imprimante d’étiquettes 2 à 3 jours avant. Prévoyez aussi un tiroir-caisse avec de la monnaie, car certains visiteurs ne paieront pas par carte.
Préparez les étiquettes des fossiles et le matériel d’emballage la veille, puis regroupez-les dans des caisses de rangement. Les exposants doivent pouvoir emballer les pièces fragiles dès le début des ventes.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’ouverture et répartissez le catering par moment de service. Gardez les thermos, machines à café, gobelets et assiettes dans une zone facilement accessible aux bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché aux fossiles ?: Commencez environ 8 semaines avant la date prévue. Les invitations aux exposants et la promotion peuvent partir dès les premières semaines, tandis que les réservations, le catering et le plan des stands se finalisent dans les 2 dernières semaines.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demandez les inscriptions jusqu’à 3 ou 4 semaines avant le marché, puis confirmez définitivement les exposants au plus tard 14 jours avant. Cela laisse assez de temps pour répartir les tables, imprimer les badges et préparer les panneaux.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux fossiles ?: Préparez les listes de prix, les étiquettes, les badges, le matériel d’emballage et la monnaie la veille. Vérifiez aussi les réservations, chargez les appareils de paiement et regroupez les rallonges, multiprises et lampes dans des caisses identifiées.
Combien de boissons prévoir pour un marché aux fossiles ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour les 3 premières heures, en ajustant selon la durée et la présence d’un espace café. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant et gardez une réserve non réfrigérée pour le réassort.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.