Checklist para organizar un mercado de fósiles sin olvidos
Un mercado de fósiles necesita más que mesas y expositores: hay que coordinar inscripciones, distribución, cobros, señalización y embalaje. Usa esta checklist para avanzar en orden, desde confirmar el recinto y convocar a los expositores hasta preparar la apertura. Reserva tiempo para probar el terminal de pago, imprimir las etiquetas y comprobar las reservas. El día anterior, enfría las bebidas, clasifica el catering y deja listo el material que se transportará al lugar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar acceso al recinto
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar expositores
Invitar a los visitantes
2 personas
Promocionar el evento
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Comprobar las reservas
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Distribuir expositores
2 personas
Programar a los voluntarios
Preparar listas de precios
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Hacer tarjetas de identificación
Preparar el cambio de caja
Probar el dispositivo de pago
Imprimir etiquetas de fósiles
2 personas
Preparar el material de embalaje
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar el catering
2 personas
Transportar el material
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Proteger el suelo
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar los mostradores de expositores
4 personas
Exhibir fósiles
6 personas
Colocar lupas
2 personas
Colocar etiquetas de precio
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Configurar el registro de visitantes
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Comprobar los últimos stands
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Gestionar las entradas
2 personas
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger las mesas entre usos
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Reponer los envases
Cerrar la caja temporalmente
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta
2 personas
Registrar a los expositores
3 personas
Seguimiento
Empaquetar los fósiles
6 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la protección del suelo
2 personas
Transportar el material de vuelta
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Agradecer a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 30
- Mesas plegablescant. 4
- Mesa de caja
- Mesas altascant. 4
- Faldones para mesascant. 24
- Vitrinascant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 20
Equipo
- Cajón de la caja registradora
- Terminal de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Básculas electrónicascant. 4
- Lupascant. 24
- Lupascant. 12
- Impresora de etiquetas
- Portátil
- Impresora
- Contadores manualescant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Bandejas para contar dinerocant. 2
- Cortadora de papel
- Grapadorascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 12
- Cables de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Tijerascant. 6
- Pinzascant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Palangana para lavarcant. 2
Decoración
- Carteles de entradacant. 4
- Señales de rutacant. 12
- Números de mesacant. 24
- Credencialescant. 40
- Pizarrascant. 6
- Pegatinas de flechascant. 30
- Decoración de mesacant. 12
- Portaprecioscant. 100
- Etiquetas de fósilescant. 300
- Fundas de plastificacióncant. 100
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Paños de microfibracant. 20
- Papeleracant. 8
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el acceso al recinto con varios días de margen y pregunta a qué hora puedes entrar para proteger el suelo, colocar las mesas y montar las vitrinas sin prisas.
- Cierra las inscripciones antes de distribuir las mesas. Con la lista definitiva de expositores podrás asignar espacios, preparar identificaciones y evitar cambios durante el montaje.
- Prueba el terminal de pago, la impresora de etiquetas y las básculas al menos 24 horas antes. Prepara también el cambio de caja y un método alternativo si falla la conexión.
- Imprime las etiquetas de fósiles y las listas de precios antes del día del mercado. Lleva copias adicionales y material de embalaje suficiente para que los compradores puedan transportar sus piezas.
- Programa a los voluntarios por turnos y asigna responsables para recepción, caja, catering y desmontaje. Comprueba las preferencias dietéticas antes de pedir la comida y separa el catering al recibirlo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de fósiles?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el recinto, invitar a los expositores y abrir las inscripciones. Deja la distribución definitiva, las etiquetas y la prueba del equipo cerradas como mínimo 24 horas antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?
- Confirma la participación cuando termine el plazo de inscripción, idealmente entre 2 y 3 semanas antes del evento. Así podrás asignar mesas, preparar las tarjetas de identificación y publicar una distribución fiable.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercado de fósiles?
- El día anterior conviene enfriar las bebidas, clasificar el catering, imprimir precios y etiquetas, preparar el cambio de caja y agrupar el material de embalaje. También debes cargar el portátil y comprobar el terminal de pago, las impresoras y los cables.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al recinto?
- Llega entre 2 y 3 horas antes de la apertura si tienes que colocar mesas, vitrinas, iluminación y señalización. Ese margen permite corregir la distribución, proteger el suelo y recibir a los expositores sin retrasar la entrada de visitantes.
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