Foodtruckfestival organiseren: checklist en planning

Een foodtruckfestival organiseren vraagt meer dan trucks reserveren en tafels neerzetten. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, stroom, betaalmogelijkheden en de route van bezoekers. Begin met de datum en locatie, leg daarna afspraken met foodtrucks en leveranciers vast en werk toe naar een concreet draaiboek. Deze checklist helpt je om op tijd te regelen wat op de dag zelf vaak wordt vergeten, zoals koeling, kabels, dieetwensen en instructies voor crew en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Foodtrucks selecteren
2 personen
Foodtrucks benaderen
2 personen
Foodtruckafspraken vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Stroombehoefte inventariseren
Stroomplan opstellen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Bezoekersroute bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Omwonenden informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersgegevens verzamelen
Crew indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Draaiboek printen
Weersverwachting controleren
Foodtrucks definitief bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Crewpakket klaarzetten
Terrein controleren
2 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Foodtrucks positioneren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en banken plaatsen
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Crewbriefing houden
4 personen

Event

Foodtrucks openen
6 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad servies aanvullen
Foodtrucks bevoorraden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Muziek bedienen
Eerste hulp coördineren
Laatste bestellingen aankondigen
Drankverkoop afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Drankvoorraad tellen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Picknicktafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Bierbankenaantal 16
Klapstoelenaantal 40
Drankbaliesaantal 2
Kassa- en uitgiftebalie

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanenaantal 6
Koelbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Menubordstandaardsaantal 10
Infobordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroombehoefte per foodtruck uiterlijk enkele weken vooraf vast. Maak één stroomplan met kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen, zodat je op de opbouwdag niet nog moet uitzoeken welke aansluiting waar nodig is.
Bevestig foodtrucks kort voor het festival nog één keer schriftelijk. Vraag daarbij naar aankomsttijd, uitgiftecapaciteit, betaalwijze, dieetopties en eventuele eigen benodigdheden voor koeling of stroom.
Plan de bezoekersroute voordat je statafels, picknicktafels en drankbalies plaatst. Houd de wachtrijen bij foodtrucks vrij en zet kassa- en uitgiftepunten zo neer dat bezoekers elkaar niet kruisen.
Verzamel dieetwensen niet pas op de dag zelf. Verwerk ze vooraf in de communicatie en vraag iedere foodtruck welke allergeneninformatie en vegetarische of vegan opties beschikbaar zijn.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting en pas de indeling aan. Leg partytenten, koeling, herbruikbare drinkglazen, servies, betaalterminals en een geprint draaiboek klaar voordat de crew arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodtrucks. Plan de laatste bevestiging van trucks, crew, materialen en weersscenario uiterlijk 48 uur voor aanvang.
Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?: Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de snelheid en het type menu. Stem het aantal af op piekmomenten en zorg voor meerdere keuzerichtingen, zoals hoofdgerechten, snacks en dessert.
Hoe regel ik stroom voor een foodtruckfestival?: Vraag iedere foodtruck vooraf naar het benodigde vermogen en de aansluitingen. Maak daarna één stroomplan en test kabelhaspels, verlengkabels, stekkerdozen en eventuele koelkasten minimaal 1 dag vooraf.
Wat moet ik de dag voor een foodtruckfestival controleren?: Controleer 24 uur vooraf de definitieve aankomsttijden, weersverwachting, stroom, plattegrond, materialen, koeling en betaalterminals. Print ook het draaiboek en geef crew en vrijwilligers hun taken en instructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.