Organiser un festival de food trucks sans rien oublier

Un festival de food trucks demande plus qu’une liste de stands et quelques tables. Il faut réserver les camions assez tôt, vérifier les autorisations, prévoir leur alimentation électrique et organiser le parcours des visiteurs. Cette checklist suit l’ordre utile, de la date et du lieu jusqu’au briefing de l’équipe et aux dernières vérifications. Elle inclut aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, paiements, météo, boissons fraîches et information des riverains.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Sélectionner les food trucks
2 personnes
Contacter des food trucks
2 personnes
Fixer les accords avec le food truck
2 personnes
Faire les réservations
Recenser les besoins en énergie
Établir le plan électrique
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Informer les riverains
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
Répartir l’équipe
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Confirmer définitivement les food trucks
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le pack de l'équipe
Contrôler le site
2 personnes
Accueillir les food trucks
3 personnes
Positionner les food trucks
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les bancs
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Installer le point boissons
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

Ouvrir les foodtrucks
6 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner la vaisselle
Réapprovisionner les foodtrucks
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Gérer la musique
Coordonner les premiers secours
Annoncer les dernières commandes
Clôturer la vente de boissons
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire partir les foodtrucks
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Compter les stocks de boissons
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de pique-niqueqté 10
Tables de bièreqté 8
Bancs de brasserieqté 16
Chaises pliantesqté 40
Comptoirs à boissonsqté 2
Caisse et comptoir de distribution

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Caisses rechargeablesqté 2
Terminaux de paiementqté 3

Cuisine

Thermosqté 4
Carafesqté 6
Bacs isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Supports pour panneaux de menuqté 10
Panneaux d’informationqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et les autorisations : vérifie au moins 6 à 8 semaines avant l’événement si les food trucks, la sonorisation et l’occupation de l’espace sont permis.
Réserve les food trucks avant de lancer la promotion. Demande à chaque camion son besoin électrique, son espace de stationnement et le nombre de personnes qu’il peut servir par heure.
Dessine le plan avant de louer le mobilier : sépare les files d’attente, les tables de pique-nique, les tables hautes et le comptoir à boissons afin de garder les passages dégagés.
Prévois les paiements et les boissons séparément. Teste les terminaux de paiement et les caisses rechargeables la veille, puis refroidis les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture.
Fais un briefing court le jour même, avec les rôles, les numéros des fournisseurs et le déroulé imprimé. Consulte les prévisions météo à 72 heures puis à nouveau le matin de l’événement pour ajuster les tentes et le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les food trucks, les autorisations, l’assurance, l’électricité, la promotion et le mobilier sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Combien de food trucks faut-il prévoir pour 100 personnes ?: Pour 100 personnes, prévois généralement 2 à 3 food trucks, selon la durée et la diversité des menus. Demande à chaque prestataire sa capacité de service par heure afin d’éviter des files trop longues au même moment.
Quand faut-il confirmer définitivement les food trucks ?: Confirme-les 7 à 10 jours avant le festival, puis rappelle les horaires, l’adresse, l’accès et les besoins électriques 48 heures avant. Cela laisse encore le temps de remplacer un camion indisponible.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de food trucks ?: Vérifie le matériel, les rallonges, multiprises, réfrigérateurs, caisses et terminaux de paiement. Mets les boissons au frais au moins 12 heures avant et imprime le plan, le déroulé et les coordonnées des fournisseurs.

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