Foodtruck-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Strom- und Lageplan nicht erst am Vortag an: Kläre den Strombedarf jedes Foodtrucks mindestens drei Wochen vorher und markiere Kabelwege, Ausgaben, Sitzbereiche sowie Fluchtwege.
• Bestätige die Foodtrucks sieben Tage vor dem Festival schriftlich. Frage dabei auch nach Ankunftszeit, Platzbedarf, Anschlusswert und besonderen Ernährungsangeboten.
• Plane die Besucherroute getrennt von der Liefer- und Crewzufahrt. So stehen wartende Gäste nicht im Weg, wenn Trucks ankommen oder Nachschub gebracht wird.
• Teile die Crew in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und drucke den Ablaufplan mindestens einmal aus. Eine Person sollte vor Ort für Strom, Trucks und kurzfristige Änderungen zuständig sein.
• Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass vollständig vor: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und reserviere zusätzliche Kühlboxen, falls die Kühlschränke nicht ausreichen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodtruck-Festival anmelden?

Kläre Genehmigungen und Versicherungsfragen mindestens acht Wochen vor dem Termin. Je nach Ort können zusätzlich Vorgaben für Strom, Ausschank, Lärm oder Abfall gelten, daher solltest du die zuständige Stelle nicht erst kurz vor der Veranstaltung kontaktieren.

Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Festival?

Plane grob einen Foodtruck für jeweils 75 bis 100 Gäste, abhängig von Angebot und Ausgabezeit. Bei 300 Gästen sind damit etwa drei bis vier Trucks sinnvoll; ergänze unterschiedliche Küchen und mindestens eine vegetarische oder vegane Option.

Wann muss ich die Foodtrucks verbindlich bestätigen?

Eine vorläufige Auswahl sollte sechs bis acht Wochen vorher stehen. Hole spätestens sieben Tage vor dem Festival eine verbindliche Zusage mit Ankunftszeit, Standfläche, Strombedarf und Ansprechpartner ein.

Wie viel Strom braucht ein Foodtruck-Festival?

Ermittle den Bedarf jedes Trucks und aller zusätzlichen Geräte mindestens drei Wochen vorher. Addiere die Anschlusswerte, plane Reserven ein und lege Kabeltrommeln sowie Verlängerungskabel so aus, dass keine Kabel über stark frequentierte Wege laufen.

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