Checklist para organizar un festival de food trucks

Un festival de food trucks necesita más que varios puestos de comida. Antes de anunciarlo, debes cerrar la fecha y el lugar, revisar permisos y seguro, y confirmar qué necesita cada proveedor para trabajar. Después tendrás que ordenar la electricidad, el recorrido de visitantes, los pagos y la atención al público. Esta checklist te ayuda a seguir el plan por fases y a detectar lo que suele quedar para el último día: bebidas frías, materiales, previsión meteorológica y turnos del equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Seleccionar foodtrucks
2 personas
Contactar con los food trucks
2 personas
Registrar acuerdos con el food truck
2 personas
Hacer reservas
Inventariar las necesidades de electricidad
Elaborar el plan de electricidad
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Definir la ruta de visitantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Informar a los vecinos
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar datos de proveedores
Distribuir al equipo
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar definitivamente los food trucks
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el paquete del equipo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir los food trucks
3 personas
Ubicar los food trucks
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y bancos
4 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Probar la música
2 personas
Colocar los carteles del menú
2 personas
Montar el punto de bebidas
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Realizar briefing al personal
4 personas

Evento

Abrir foodtrucks
6 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Reponer la vajilla
Reabastecer los food trucks
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Controlar la música
Coordinar primeros auxilios
Anunciar los últimos pedidos
Cerrar la venta de bebidas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Hacer salir a los food trucks
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Contar el stock de bebidas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 12
Mesas de picniccant. 10
Mesas de cervezacant. 8
Bancos de cervezacant. 16
Sillas plegablescant. 40
Mostradores de bebidascant. 2
Caja y mostrador de entrega

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Cajas registradoras recargablescant. 2
Terminales de pagocant. 3

Cocina

Termoscant. 4
Jarrascant. 6
Contenedores isotérmicoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Soportes para carteles de menúcant. 10
Carteles informativoscant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Pide a cada food truck sus necesidades eléctricas por escrito y prepara el plano antes de asignar las posiciones. Así evitas que varios equipos dependan del mismo punto o que los cables crucen la zona de visitantes.
Cierra los acuerdos con los food trucks y registra reservas, horarios, datos de contacto y condiciones de servicio en un solo documento. Confirma definitivamente a todos los proveedores unos días antes del festival.
Define el recorrido desde la entrada hasta los puestos, la zona de mesas y la salida. Coloca con antelación las carpas, mesas altas, mesas de picnic y puntos de entrega para que las colas no bloqueen los accesos.
Calcula por separado el material de comida, bebidas y cobro. Comprueba vasos reutilizables, platos, cubiertos, neveras, terminales de pago y cajas registradoras antes del montaje, no cuando llegue el primer visitante.
Entrega al equipo un plan de trabajo impreso y asigna responsables para proveedores, voluntarios, pagos y bebidas. Revisa la previsión meteorológica y enfría las bebidas el día anterior si tienes espacio suficiente.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de food trucks?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Los permisos, el seguro y la disponibilidad de los food trucks suelen requerir más tiempo que la compra de materiales.
¿Cuántos food trucks necesito para un festival?: Como punto de partida, calcula 1 food truck por cada 75 a 100 asistentes si los puestos sirven una comida completa. Añade opciones diferentes y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar la selección.
¿Cuándo debo confirmar los food trucks?: Haz una primera reserva en cuanto tengas fecha y lugar, y realiza una confirmación definitiva entre 7 y 10 días antes. En esa última llamada verifica horario de llegada, ubicación, electricidad, menú y datos de contacto.
¿Qué debo revisar el día antes de un festival de food trucks?: Comprueba materiales, cables alargadores, enrollacables, regletas, equipos de cobro, bebidas y el plano de montaje. También revisa la previsión meteorológica y deja impresos los turnos y el plan de trabajo.

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