Foodmarkt organiseren: complete checklist

Een foodmarkt organiseren vraagt meer dan foodtrucks en kraampjes vastleggen. Je moet vooraf ook stroom, koeling, tafels, tenten, afval, betalingen en allergeneninformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en terreinindeling en werk daarna per stand de praktische details uit. Deze checklist helpt je om 81 taken en 61 benodigde spullen in de juiste volgorde te regelen, zodat je op de dag zelf niet nog naar verlengsnoeren, menukaarten of serveermateriaal hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Foodtrucks en kraamhouders benaderen
2 personen
Deelnemende foodstands vastleggen
2 personen
Stroombehoefte per stand inventariseren
Menu's en allergenen opvragen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
2 personen
Reservering van tafels maken
Reservering van tenten maken
Reservering van koelapparatuur maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Plattegrond voor stands maken
2 personen
Bordjes en menukaarten ontwerpen
2 personen
Allergeneninformatie controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Stroompunten en kabelroute vastleggen
2 personen
Afvalscheiding bepalen
Betaalmiddelen voor stands controleren
2 personen
Voorraadlijsten per stand ontvangen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Menukaarten en bewegwijzering printen
2 personen
Noodcontacten en telefoonnummers klaarleggen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Koelers en koelkasten plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Handwaspunten inrichten
2 personen
Foodstands bevoorraden
6 personen
Hapjes en ingrediënten voorbereiden
6 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Proefronde langs foodstands doen
3 personen
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
Terrein en toiletten nalopen
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma en route uitleggen
2 personen
Foodstands openen
8 personen
Gerechten bereiden
10 personen
Gerechten serveren
10 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Tafels en zitplekken bijhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad halverwege aanvullen
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Foodstands tijdig sluiten
4 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Resterend eten veilig verpakken
4 personen
Keukenapparatuur uitschakelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelers legen en reinigen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad correct opslaan
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Facturen van stands verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Krukkenaantal 20
Tafelkleedjesaantal 12
Kraamzeilenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 120
Koffielepeltjesaantal 60
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koksmesaantal 12
Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 8
Tangenaantal 16
Opscheplepelsaantal 16
Aluminium bakkenaantal 30
Vershoudbakkenaantal 30
Handwasdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokemmersaantal 6
Flessenopenersaantal 8
Keukenweegschalenaantal 4

Apparatuur

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Inductieplatenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
Ledlampenaantal 16
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Borden voor standsaantal 8
Menukaarthoudersaantal 16
Wegwijzerbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 8
Sponzenaantal 20
Afwasborstelsaantal 8
Microvezeldoekenaantal 30
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag per foodstand uiterlijk enkele weken vooraf de stroombehoefte, voorraadlijst, menu’s en allergeneninformatie op. Zo kun je kabelroutes, koeling en menukaarten tijdig controleren.
Maak de terreinindeling voordat je tafels, tenten en marktkramen reserveert. Houd per stand ruimte vrij voor bezoekersrijen, opslag en een veilige route naar stroompunten.
Plan koelkasten, koelboxen en warmhoudbakken op basis van wat elke stand werkelijk nodig heeft. Spreek af wie de apparatuur levert en wanneer die op locatie moet zijn.
Controleer de betaalmiddelen van alle stands minstens één week voor de foodmarkt. Zorg daarnaast dat bezoekers vooraf dieet- en praktische informatie ontvangen, zodat vragen niet allemaal bij de ingang terechtkomen.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok toe, inclusief opbouw, ontvangst, afvalscheiding en afsluiting. Leg ook vast wie tijdens de foodmarkt aanspreekpunt is voor stroomstoringen, ontbrekende voorraad of allergeneninformatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en foodstands. Reserveer tenten, tafels, koeling en stroom uiterlijk 4 tot 6 weken voor de foodmarkt.
Hoeveel foodstands heb ik nodig voor een foodmarkt?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en de gewenste variatie, maar plan per stand voldoende ruimte voor wachtrij, bereiding en opslag. Leg de deelnemende stands uiterlijk 4 weken vooraf definitief vast.
Wanneer moet ik allergeneninformatie voor een foodmarkt verzamelen?: Vraag menu’s en allergeneninformatie minimaal 3 weken vooraf op en controleer de gegevens daarna nog één keer met iedere stand. Zet de definitieve informatie op menukaarten of duidelijke bordjes.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een foodmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast per actief onderdeel minstens 1 vrijwilliger voor ontvangst, afval en praktische hulp. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een tijdsblok met taak en aanspreekpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.