Checklist para organizar un mercado gastronómico sin imprevistos

Un mercado gastronómico necesita bastante más que reunir varios puestos de comida. Hay que encajar horarios, distribución, electricidad, frío, pagos, información sobre alérgenos y circulación de visitantes. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la reserva del recinto hasta la compra final y el montaje. También pone el foco en lo que suele quedarse para el último momento: las necesidades técnicas de cada puesto, los cables, la conservación de alimentos y la gestión de residuos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Contactar con foodtrucks y expositores
2 personas
Registrar los puestos de comida participantes
2 personas
Inventariar las necesidades de electricidad por puesto
Solicitar los menús y los alérgenos
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
2 personas
Hacer reserva de mesas
Hacer la reserva de tiendas
Hacer reserva de equipos de refrigeración
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Crear el plano para los stands
2 personas
Diseñar platos y cartas
2 personas
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Fijar los puntos de corriente y la ruta de cables
2 personas
Definir la separación de residuos
Comprobar los medios de pago de los stands
2 personas
Recibir las listas de inventario por stand
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar la vajilla y los materiales
2 personas
Imprimir menús y señalización
2 personas
Dejar listos los contactos y números de emergencia
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar neveras y refrigeradores
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar los puntos de lavado de manos
2 personas
Abastecer los puestos de comida
6 personas
Preparar aperitivos e ingredientes
6 personas
Montar el buffet de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Hacer una ronda de prueba por los puestos de comida
3 personas
Probar las cajas y los puntos de pago
2 personas
Revisar el recinto y los aseos
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Explicar el programa y la ruta
2 personas
Abrir los puestos de comida
8 personas
Preparar platos
10 personas
Servir los platos
10 personas
Servir por separado las comidas de dieta
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Mantener las mesas y los asientos en orden
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer existencias a mitad del evento
4 personas
Reponer café y té
2 personas
Cerrar los puestos de comida a tiempo
4 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Empaquetar de forma segura la comida sobrante
4 personas
Apagar el equipo de cocina
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar los materiales
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar los refrigeradores
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar correctamente el stock restante
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Recopilar facturas de los stands

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetescant. 20
Manteles individualescant. 12
Lonas para standcant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillo de chefcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 8
Pinzascant. 16
Cucharonescant. 16
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Cubos para hielocant. 6
Abrebotellascant. 8
Básculas de cocinacant. 4

Equipo

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Placas de induccióncant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Iluminación

Cables de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles para los standscant. 8
Portamenúscant. 16
Señales de orientacióncant. 10
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 8
Esponjascant. 20
Cepillos para fregarcant. 8
Paños de microfibracant. 30
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 4

Compras

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el horario y la distribución del recinto. Antes de confirmar a los expositores, reserva espacio para puestos, mesas, zonas de espera, circulación y equipos de refrigeración.
Pide a cada puesto su consumo eléctrico, menú, alérgenos y medios de pago con varias semanas de margen. Un listado por puesto evita descubrir el día del mercado que faltan enchufes, alargadores o una forma de cobrar.
Calcula el frío por tipo de alimento y no solo por número de expositores. Confirma con antelación las neveras, neveras portátiles y bandejas para mantener caliente, y deja una zona de reposición accesible.
Prepara el plano de los stands antes de enviar la información a los visitantes. Marca los puntos de corriente, la ruta de cables y la separación de residuos para que no bloqueen las zonas de paso.
Haz una comprobación final de inventario entre 3 y 5 días antes. Repasa vajilla reutilizable, utensilios de cocina, mesas, carpas y equipos, y compra únicamente lo que falte según las listas recibidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado gastronómico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios puestos y necesitas reservar carpas, mesas, frío y equipos. Deja cerrados los menús, alérgenos, necesidades eléctricas y acuerdos con proveedores al menos 3 semanas antes.
¿Cuánta electricidad necesita cada puesto de comida?: Depende de sus equipos, así que pide una lista de potencia y enchufes por puesto antes de dibujar el plano. Agrupa las necesidades por zonas y define la ruta de cables como mínimo 1 semana antes del montaje.
¿Cuándo hay que pedir la información de alérgenos?: Solicítala junto con el menú y compruébala antes de publicar la información para visitantes. Lo recomendable es tener los datos definitivos entre 2 y 3 semanas antes, no durante el montaje.
¿Cuánta vajilla hace falta para un mercado gastronómico?: Calcula la vajilla según la afluencia prevista y la rotación, no solo según el número de puestos. Como punto de partida, prepara entre 1,5 y 2 unidades por visitante esperado para platos, cuencos y vasos, y define cómo se recogerá y reutilizará durante el evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.