Checklist pour organiser un marché alimentaire

Un marché alimentaire réussi repose sur une organisation précise des stands, des exposants et des flux de visiteurs. Commence par fixer les horaires et le lieu, puis confirme les food trucks, les besoins techniques et le matériel de chaque stand. Les menus, allergènes, paiements, déchets et branchements électriques doivent être vérifiés avant l’ouverture. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Contacter les foodtrucks et les exposants
2 personnes
Recenser les food trucks participants
2 personnes
Recenser les besoins en électricité par stand
Demander les menus et les allergènes
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
2 personnes
Effectuer la réservation des tables
Faire la réservation des tentes
Réserver le matériel de réfrigération
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Créer un plan des stands
2 personnes
Concevoir les panneaux et les menus
2 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Fixer les points d’alimentation et le trajet des câbles
2 personnes
Définir le tri des déchets
Vérifier les moyens de paiement pour les stands
2 personnes
Recevoir les listes de stock par stand
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Imprimer les menus et la signalétique
2 personnes
Préparer les contacts d’urgence et les numéros de téléphone
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les glacières et les réfrigérateurs
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
Approvisionner les stands de restauration
6 personnes
Préparer les en-cas et les ingrédients
6 personnes
Installer le buffet de boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Afficher les menus
2 personnes
Faire un tour de dégustation des stands de restauration
3 personnes
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
Vérifier le terrain et les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
Ouvrir les stands de restauration
8 personnes
Préparer les plats
10 personnes
Servir les plats
10 personnes
Servir les repas spéciaux à part
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suivre les tables et les places assises
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner les stocks à mi-parcours
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Fermer les stands de restauration à temps
4 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Emballer en toute sécurité les aliments restants
4 personnes
Éteindre les appareils de cuisine
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker correctement les restes de stock
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Collecter les factures des stands

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabouretsqté 20
Nappesqté 12
Bâches de standqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 120
Petites cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteau de chefqté 12
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 8
Pincesqté 16
Louchesqté 16
Bacs en aluminiumqté 30
Boîtes de conservationqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Seaux à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 8
Balances de cuisineqté 4

Équipement

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques à inductionqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux pour les standsqté 8
Porte-menusqté 16
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 8
Épongesqté 20
Brosses à vaisselleqté 8
Chiffons microfibresqté 30
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 4

Courses

Courses

Conseils

Demande à chaque exposant son menu, ses allergènes et ses besoins en électricité au moins 3 semaines avant le marché. Regroupe ces informations dans un document unique pour vérifier les panneaux et le plan des stands.
Prévois le plan du terrain avant de réserver définitivement les tentes et les tables. Laisse des passages suffisamment larges pour les visiteurs, les files d’attente et le ravitaillement des food trucks.
Vérifie séparément le matériel de froid et de maintien au chaud de chaque stand. Les réfrigérateurs, glacières, bacs chauffants et plaques à induction ne doivent pas être comptés comme du matériel partagé sans confirmation.
Trace le parcours des câbles et identifie chaque point d’alimentation avant l’installation. Fais valider les branchements par les exposants pour éviter les multiprises improvisées le jour du marché.
Demande les listes de stock de tous les stands avant de faire les courses finales. Contrôle notamment les assiettes, bols, gobelets, couverts et contenants réutilisables afin d’éviter une rupture pendant les heures d’ouverture.

Questions fréquentes

Quand contacter les food trucks pour un marché alimentaire ?: Contacte-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Tu auras ainsi le temps de comparer leurs disponibilités, de confirmer leur emplacement, puis de recueillir leurs menus, allergènes et besoins techniques.
Combien de temps avant faut-il publier un marché alimentaire ?: Publie l’événement au moins 3 semaines avant l’ouverture et envoie les informations pratiques aux visiteurs 7 à 10 jours avant. Indique clairement les horaires, l’accès, les moyens de paiement et les éventuelles inscriptions.
Comment organiser l’électricité des stands alimentaires ?: Recense la puissance nécessaire pour chaque stand au moins 2 semaines à l’avance. Place ensuite les points d’alimentation et le trajet des câbles sur le plan du terrain, en séparant autant que possible les équipements de cuisson et de réfrigération.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché alimentaire ?: La veille, vérifie le plan des stands, les horaires d’arrivée, les stocks, les paiements, les panneaux d’allergènes et la répartition des bénévoles. Prépare aussi les tentes, tables, vaisselle réutilisable et équipements de froid pour réduire l’installation le matin même.

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