Foodfestival organiseren: checklist en planning

Een foodfestival vraagt vooral om strakke afstemming tussen locatie, leveranciers, apparatuur en bezoekersstromen. Begin met datum, terrein en vergunningen en leg daarna stroom, reserveringen en leveranciers vast. Werk het menu uit met allergenen per gerecht en maak een plattegrond waarop kramen, zitplekken, koeling en bewegwijzering staan. In de laatste week draait alles om bevestigingen, vrijwilligersshifts en materiaalcontrole; op de dag zelf bereid je voorraad, dranken en sauzen gefaseerd voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Stroomvoorziening vastleggen
Leveranciers vastleggen
2 personen
Menu samenstellen
3 personen
Allergenen per gerecht noteren
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Taken en shifts uitdelen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Menukaarten maken
2 personen
Allergenenkaarten afdrukken
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Koelruimte controleren
2 personen
Eindbevestiging versturen
Verse boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen
3 personen
Sauzen portioneren
2 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom en verlengkabels aansluiten
2 personen
Koelkasten en koelboxen vullen
3 personen
Kookapparatuur plaatsen
3 personen
Werkstations inrichten
4 personen
Ingrediënten verdelen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes en salades bereiden
4 personen
Desserts klaarzetten
2 personen
Buffetten en counters inrichten
4 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Proefopstelling controleren
3 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Eetkraampjes openen
6 personen
Gerechten bereiden
8 personen
Gerechten serveren
8 personen
Dranken schenken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Buffetten aanvullen
3 personen
Allergeneninformatie beantwoorden
Tafels afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitaire voorraad aanvullen
Vloeren tussentijds schoonmaken
2 personen
Rustige eetplekken controleren
Laatste bestellingen opnemen
4 personen
Kraampjes sluiten
6 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Etensresten veilig koelen
3 personen
Kookapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen reinigen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Restafval wegbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 6
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 16
Tafelkleedjesaantal 12
Transportkarrenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 6

Apparatuur

Kookplatenaantal 6
Contactgrillsaantal 2
Frituurpannenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Kassabakkenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Koksmesaantal 8
Snijplankenaantal 12
Mengkommenaantal 12
Pannenaantal 10
Kookpottenaantal 8
Baktangenaantal 10
Keukenthermometersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Etikettenrollenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Ovenwantenaantal 8
Keukendoekenaantal 20
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Menubordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Afzetlintaantal 4
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroomvoorziening vast vóór je kookplaten, contactgrills, frituurpannen, warmhoudbakken en koelkasten definitief indeelt. Noteer per zone welke apparatuur tegelijk gebruikt wordt en houd een reserve-aansluiting vrij.
Maak uiterlijk één week vooraf een terreinplattegrond met marktkramen, partytenten, tafels, statafels, zitplaatsen, betaalpunten en looproutes. Zo voorkom je dat transportkarren, bezoekers en leveranciers elkaar op de eventdag blokkeren.
Verzamel dieetwensen en allergenen vóór je de menukaarten en allergenenkaarten afdrukt. Controleer de kaarten opnieuw nadat het menu definitief is; een late gerechtwissel kan anders leiden tot verkeerde informatie bij de uitgifte.
Plan vrijwilligers in shifts van 2 tot 4 uur en wijs per shift één aanspreekpunt aan. Verdeel niet alleen keukenwerk, maar ook ontvangst, afwas, betalingen, bevoorrading en het bijvullen van dranken.
Koop houdbare producten eerder, maar plan verse boodschappen kort voor het festival. Reserveer aparte koelruimte voor verse ingrediënten, koel de dranken vooraf en portioneer sauzen zodat de uitgifte tijdens piekmomenten niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Werk het menu, de plattegrond en de vrijwilligersplanning uiterlijk 2 weken vooraf af; de eindbevestiging verstuur je in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een foodfestival?: Reken per gelijktijdig geopende foodkraam op minimaal 2 personen: één voor bereiding en één voor uitgifte of betaling. Voeg per 3 tot 4 kramen minstens 1 persoon toe voor bevoorrading, afwas en praktische ondersteuning.
Wanneer moet ik allergenen voor een foodfestival regelen?: Noteer allergenen zodra het menu is samengesteld, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Controleer de informatie opnieuw 1 week voor het festival en druk de allergenenkaarten pas af nadat alle gerechten definitief zijn.
Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een foodfestival?: Gebruik de bevestigde aanmeldingen als basis en tel per persoon minimaal 1 volledige maaltijd plus 10% marge voor extra porties en verspilling. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de verwachte duur en het weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.