Checklist para organizar un festival gastronómico

Un festival gastronómico necesita más que buenos platos: hay que coordinar permisos, proveedores, puestos, equipos, voluntarios y compras sin dejar cabos sueltos. Esta checklist reúne 81 tareas y 69 materiales para avanzar desde la fecha y el recinto hasta el servicio. Incluye controles que suelen llegar tarde, como registrar alérgenos, comprobar la electricidad y el espacio de refrigeración, y preparar los productos frescos justo antes del evento. Sigue el plan por fases y confirma cada responsable antes del día de apertura.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Hacer reservas
Asegurar el suministro eléctrico
Confirmar proveedores
2 personas
Elaborar el menú
3 personas
Anotar alérgenos por plato
2 personas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información del proveedor
Asignar voluntarios
2 personas
Distribuir tareas y turnos
2 personas
Diseñar la señalización
Hacer menús
2 personas
Imprimir tarjetas de alérgenos
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar el espacio de refrigeración
2 personas
Enviar la confirmación final
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar las verduras
3 personas
Porcionar salsas
2 personas
Preparar los postres
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la electricidad y los alargadores
2 personas
Llenar neveras y cajas frigoríficas
3 personas
Colocar el equipo de cocina
3 personas
Montar los puestos de trabajo
4 personas
Distribuir los ingredientes
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bocadillos y ensaladas
4 personas
Preparar los postres
2 personas
Montar los bufés y mostradores
4 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar las cajas y los puntos de pago
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar la instalación de prueba
3 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Abrir puestos de comida
6 personas
Preparar platos
8 personas
Servir los platos
8 personas
Servir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Reponer los bufés
3 personas
Responder sobre información de alérgenos
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer suministros sanitarios
Limpiar los suelos durante el evento
2 personas
Comprobar las zonas tranquilas para comer
Tomar los últimos pedidos
4 personas
Cerrar los puestos
6 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Enfriar de forma segura los restos de comida
3 personas
Apagar el equipo de cocina
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Separar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Llevar los residuos a la basura
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 6
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Taburetes de barcant. 16
Manteles individualescant. 12
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 6

Equipo

Placas de cocinacant. 6
Parrillas de contactocant. 2
Freidorascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 3
Cajas de la cajacant. 3
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Cocina

Cuchillo de chefcant. 8
Tablas de cortarcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Sartenescant. 10
Ollascant. 8
Pinzas para parrillacant. 10
Termómetros de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Rollos de etiquetascant. 6
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Guantes de hornocant. 8
Paños de cocinacant. 20
Bandejas de servircant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Carteles del menúcant. 8
Pizarrascant. 6
Números de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Cinta de balizamientocant. 4
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el recinto y los permisos; después confirma reservas, suministro eléctrico y proveedores. Sin esas tres comprobaciones, el plano y el montaje pueden cambiar a última hora.
Cierra el menú antes de imprimir nada y anota los alérgenos de cada plato. Prepara las tarjetas de alérgenos y los menús cuando las recetas y las preferencias dietéticas ya estén confirmadas.
Calcula los equipos por puesto, no solo por evento: placas, parrillas, freidoras, refrigeradores y bandejas para mantener caliente deben estar disponibles donde se usarán. Comprueba también la capacidad eléctrica antes de contratar o distribuir los aparatos.
Asigna voluntarios con turnos y tareas concretas, incluyendo recepción, puestos, cobro, reposición y cierre. Envía la información final a proveedores y participantes al menos 48 horas antes para reducir preguntas durante el montaje.
Divide las compras en dos momentos: productos no perecederos con antelación y productos frescos cerca del evento. El día anterior enfría las bebidas, revisa los materiales y lava las verduras; deja las salsas porcionadas antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival gastronómico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si necesitas permisos, reservas, proveedores y equipos. Deja la confirmación final, las compras frescas y la preparación de alimentos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo hay que confirmar el menú y los alérgenos?: Cierra el menú al menos 3 semanas antes y registra los alérgenos de cada plato en ese momento. Imprime los menús y las tarjetas cuando hayan terminado las inscripciones y las preferencias dietéticas, idealmente 5 a 7 días antes.
¿Qué se debe preparar el día anterior a un festival gastronómico?: Enfría las bebidas, comprueba los materiales y el espacio de refrigeración, lava las verduras y porciona las salsas. También conviene verificar los turnos y enviar cualquier información final pendiente antes de las 24 horas previas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival gastronómico?: Como punto de partida, asigna 1 persona por puesto durante el servicio y añade 1 voluntario de apoyo por cada 3 o 4 puestos. Reserva además al menos 2 personas para cobros, reposición y coordinación general, ajustando la cifra al horario y al número de asistentes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.