Checklist pour organiser un festival de food trucks

Un festival de food trucks se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si plusieurs fournisseurs et bénévoles participent. Commencez par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’alimentation électrique, puis validez les stands, le menu et le plan du site. Les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires et les volumes. La veille, concentrez-vous sur le matériel, le froid, les boissons et les préparations qui ne peuvent pas attendre le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Prévoir l’alimentation électrique
Valider les fournisseurs
2 personnes
Composer le menu
3 personnes
Noter les allergènes par plat
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches et les shifts
2 personnes
Concevoir la signalétique
Créer les menus
2 personnes
Imprimer les cartes des allergènes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier l’espace de réfrigération
2 personnes
Envoyer la confirmation finale
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes
3 personnes
Portionner les sauces
2 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et les rallonges
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
3 personnes
Installer le matériel de cuisson
3 personnes
Installer les postes de travail
4 personnes
Répartir les ingrédients
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les sandwiches et les salades
4 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Mettre en place les buffets et les comptoirs
4 personnes
Afficher les menus
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier l’installation de test
3 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Ouvrir les stands de restauration
6 personnes
Préparer les plats
8 personnes
Servir les plats
8 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les buffets
3 personnes
Répondre aux informations sur les allergènes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
Nettoyer les sols entre-temps
2 personnes
Vérifier les espaces repas calmes
Recueillir les dernières commandes
4 personnes
Fermer les stands
6 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le matériel de cuisson
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 6
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 16
Nappesqté 12
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 6

Équipement

Plaques de cuissonqté 6
Grills de contactqté 2
Friteusesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Tiroirs-caissesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Cuisine

Couteau de chefqté 8
Planches à découperqté 12
Saladiersqté 12
Casserolesqté 10
Casserolesqté 8
Pinces de cuissonqté 10
Thermomètres de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 20
Rouleaux d'étiquettesqté 6
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Gants de cuisineqté 8
Torchons de cuisineqté 20
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Panneaux de menuqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Ruban de balisageqté 4
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant de confirmer les food trucks. Vérifiez aussi les prises disponibles, la puissance électrique et le trajet des chariots entre le déchargement et les stands.
Demandez à chaque fournisseur son menu, ses besoins électriques et ses allergènes au moins 2 semaines avant l’événement. Regroupez ces informations sur des cartes faciles à consulter près des stands.
Prévoyez un plan du site avec les tentes, les stands, les tables, les files d’attente, les zones de repas et les points de collecte. Gardez des passages suffisamment larges pour les chariots et le réassort.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’envoyer la confirmation finale. Achetez les produits longue conservation en avance, puis faites les courses de produits frais la veille ou le matin même selon leur conservation.
Ne gardez pas la vérification du matériel pour l’ouverture. Testez les terminaux de paiement, les réfrigérateurs, les machines à café, les plaques de cuisson et les haut-parleurs, puis répartissez les bénévoles par shifts avec un responsable identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations et les fournisseurs. Ajoutez une semaine pour finaliser les inscriptions, le plan du site, le matériel et les besoins alimentaires.
Quand faut-il réserver les food trucks pour un festival ?: Contactez les food trucks 8 à 12 semaines avant la date prévue, surtout si le festival a lieu un week-end. Confirmez ensuite le menu, les horaires d’arrivée et les besoins électriques au plus tard 2 semaines avant.
Combien de food trucks faut-il pour un festival ?: Pour un service fluide, comptez environ 1 food truck pour 75 à 100 personnes, selon la complexité des menus et la durée du service. Prévoyez plusieurs offres différentes plutôt que des stands qui vendent tous le même type de plat.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un festival de food trucks ?: Demandez à chaque fournisseur la puissance nécessaire avant de faire le plan du site. Faites vérifier la capacité disponible au moins 2 semaines à l’avance et prévoyez une solution distincte pour les équipements de cuisson, le froid, les paiements et le son.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.