Foodfestival organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Foodfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst klärst du Ort, Genehmigungen, Strom und Lieferanten, danach Menü, Geländeplan und Helferschichten. Rechne früh mit Engpässen bei Kühlung, Mehrweggeschirr und Stromanschlüssen. Kurz vor dem Termin werden frische Zutaten eingekauft, Getränke gekühlt und Saucen portioniert. Die Checkliste bündelt 81 Aufgaben und 69 benötigte Gegenstände, damit Vorbereitung und Veranstaltungstag zusammenpassen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Reservierungen vornehmen
Stromversorgung festlegen
Lieferanten festlegen
2 Personen
Menü zusammenstellen
3 Personen
Allergene je Gericht notieren
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanteninformationen versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Aufgaben und Schichten verteilen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Menükarten erstellen
2 Personen
Allergenenkarten drucken
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Kühlraum überprüfen
2 Personen
Endbestätigung senden
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse waschen
3 Personen
Saucen portionieren
2 Personen
Desserts vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Marktstände aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom und Verlängerungskabel anschließen
2 Personen
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
Kochgeräte aufstellen
3 Personen
Arbeitsstationen einrichten
4 Personen
Zutaten verteilen
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen und Salate zubereiten
4 Personen
Desserts bereitstellen
2 Personen
Buffets und Theken einrichten
4 Personen
Speisekarten aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kassen- und Bezahlstationen testen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Probeaufbau kontrollieren
3 Personen

Event

Freiwillige empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Essenstände öffnen
6 Personen
Gerichte zubereiten
8 Personen
Gerichte servieren
8 Personen
Getränke ausschenken
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Buffets auffüllen
3 Personen
Allergeninformationen beantworten
Tische abräumen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Sanitärvorrat auffüllen
Böden zwischendurch reinigen
2 Personen
Ruhige Essplätze kontrollieren
Letzte Bestellungen aufnehmen
4 Personen
Stände schließen
6 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essensreste sicher kühlen
3 Personen
Kochgeräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Marktstände abbauen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Restmüll wegbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Ort sauber übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 6
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
BarhockerAnz. 16
TischdeckenAnz. 12
TransportwagenAnz. 3

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 6

Ausstattung

KochplattenAnz. 6
KontaktgrillsAnz. 2
FritteusenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
KassenboxenAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

KochmesserAnz. 8
SchneidebretterAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
PfannenAnz. 10
KochtöpfeAnz. 8
BratwenderAnz. 10
KüchenthermometerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
EtikettenrollenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 20
ServierschalenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
MenükartenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
TischnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4
KreidestifteAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen, Stromversorgung und Reservierungen möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Kochplatten, Kontaktgrills, Fritteusen und Kühlschränke brauchen oft mehr Anschlüsse und Stellfläche als zunächst angenommen.
Plane pro Essensausgabe mindestens eine deutlich sichtbare Menükarte und eine separate Allergenkarte ein. Notiere die Allergene für jedes Gericht, bevor Einladungen verschickt und Lieferanteninformationen weitergegeben werden.
Prüfe 3 bis 5 Tage vor dem Festival Kühlraum, Kühlboxen, Warmhaltebehälter und Transportwagen. So bleibt Zeit, fehlende Ausstattung zu ersetzen, bevor frische Einkäufe und vorbereitete Saucen eintreffen.
Teile Freiwillige in feste Schichten mit einer Übergabe von 15 Minuten ein. Lege dabei nicht nur Ausgabestände fest, sondern auch Nachfüllen, Geschirr, Kassenboxen und die Betreuung der Kartenterminals.
Kaufe haltbare Produkte früher und erledige frische Einkäufe erst kurz vor dem Termin. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; Gemüse waschst du am besten am Vorbereitungstag und portionierst Saucen nach Rezept.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen, Strom und Reservierungen. Menü, Lieferanten und Helferschichten sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Foodfestival?: Plane pro erwarteten Gast mindestens einen Mehrweg-Teller, ein Glas sowie Besteck ein und ergänze 10 bis 15 Prozent Reserve. Für laufenden Betrieb brauchst du außerdem Servierschalen, Servierlöffel und Servierzangen an jedem Ausgabestand.
Wann soll man Getränke für ein Foodfestival kaufen und kühlen?: Haltbare Getränke kannst du 1 bis 2 Wochen vorher beschaffen. Stelle die Getränke spätestens am Vortag kalt und prüfe, ob Kühlschränke oder Kühlboxen für die gesamte Menge ausreichen.
Wie viele Helfer braucht ein Foodfestival?: Plane pro aktivem Ausgabestand mindestens 2 Personen pro Schicht ein: eine für Ausgabe und eine für Nachfüllen oder Bezahlung. Ergänze je Schicht mindestens eine Person für Geschirr, Gelände und spontane Engpässe.

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