Foodfestival organiseren: checklist en planning

Een foodfestival organiseren vraagt meer dan foodstands en een paar tafels regelen. Je hebt vergunningen, stroom, toiletten, veiligheid, betalingen en duidelijke informatie voor bezoekers nodig. Begin met datum en locatie, leg daarna leveranciers en voorzieningen vast en werk in de laatste weken naar een definitieve plattegrond en planning toe. Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie voordat je menukaarten en communicatie afrondt. Met deze checklist houd je per fase overzicht over wat geregeld, bevestigd en gecontroleerd moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Foodstands benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Evenementvergunning aanvragen
Stroomvoorziening vastleggen
Toiletvoorzieningen reserveren
Foodstands definitief bevestigen
2 personen
Plattegrond opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Menu en prijzen vastleggen
2 personen
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Menukaarten ontwerpen
Sociale media berichten plaatsen
Voorraadhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Leveringen met foodstands afspreken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route voor leveranciers delen
Contant geld en wisselgeld regelen
Boodschappen doen
3 personen
Droge voorraad sorteren
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Locatie en stroom controleren
2 personen

Event

Foodstands ontvangen
3 personen
Tafels en banken lossen
4 personen
Foodstands opstellen
6 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Parasols plaatsen
2 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Koelingen vullen
3 personen
Keukenstations inrichten
6 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Handwaspunten vullen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Brandblussers controleren
Voedseltemperaturen controleren
2 personen
Foodstands briefing geven
2 personen
Proefgerechten klaarzetten
6 personen
Kassa's en betaalpunten testen
2 personen
Publieksingang openen
3 personen
Gerechten bereiden
10 personen
Gerechten serveren
10 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Servies inzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonmaken
2 personen
Koelvoorraad aanvullen
2 personen
Allergeneninformatie beantwoorden
2 personen
Laatste bestellingen verwerken
8 personen
Publieksuitgang begeleiden
3 personen
Foodstands laten afbouwen
4 personen

Nazorg

Restanten koelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval volledig verzamelen
4 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
4 personen
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stroomkabels verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Leveranciers afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Foodstandsaantal 8
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 16
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Parasolsaantal 6
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare messenaantal 180
Herbruikbare lepelsaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 200
Koffiemokkenaantal 80

Apparatuur

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kassa'saantal 4
Pinapparatenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Brandblussersaantal 6

Keuken

Koks messenaantal 12
Snijplankenaantal 12
Serveertangenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Mengkommenaantal 10
Bakplatenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Voedselbakkenaantal 24

Decoratie

Festivalbannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Menubordenaantal 16
Naambadgesaantal 40
Menustandaardsaantal 16
Richtingbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Sorteerbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handwasdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de evenementvergunning zo vroeg mogelijk en controleer welke documenten nodig zijn voor je locatie. Wacht niet tot de foodstands al definitief zijn bevestigd; hun opstelling en voorzieningen kunnen onderdeel zijn van je aanvraag.
Maak per foodstand een leveringsafspraak met aankomsttijd, route en benodigde stroom. Noteer ook of een stand een koelkast, warmhoudbak, verlenghaspel of extra tafel meeneemt, zodat je op de dag zelf geen materiaaltekort ontdekt.
Zet menu, prijzen en allergeneninformatie uiterlijk vóór het ontwerpen van de menukaarten vast. Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef verzamelde informatie door aan de betreffende foodstands.
Plan de bezoekersindeling op papier: foodstands, zitplaatsen, statafels, toiletten, afvalpunten en afzetpalen. Houd looppaden vrij voor leveranciers en zorg dat bewegwijzering vanaf de ingang zichtbaar is.
Tel niet alleen eten, maar ook servies, glazen, koffiemokken, wisselgeld en betaalapparatuur. Controleer pinapparaten, kassa’s, stekkerdozen en verlenghaspels vooraf en leg een reserveoplossing klaar voor een stroom- of betaalstoring.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, foodstands en vergunning. Plan de definitieve bevestigingen, plattegrond en veiligheidscontrole in de laatste 2 tot 4 weken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een foodfestival aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het festival. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagtermijn direct bij de locatiekeuze.
Hoeveel foodstands heb ik nodig voor een foodfestival?: Reken als startpunt op 1 foodstand per 50 tot 75 bezoekers, afhankelijk van portiegrootte en bereidingstijd. Bij 300 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 4 tot 6 stands; stem het aantal af op variatie en verwachte piekmomenten.
Hoeveel stroom en koeling moet ik regelen voor een foodfestival?: Vraag iedere foodstand uiterlijk 4 weken vooraf naar het benodigde vermogen en de koelcapaciteit. Maak daarna één stroomplan met aparte aansluitpunten, verlenghaspels en stekkerdozen, zodat zware apparatuur niet op één groep terechtkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.